Templates, fields, and the preparation workflow
Templates and documents
Mae templât yn byw yn eich Llyfrgell ac gellir ei ailddefnyddio cymaint o weithiau ag y byddwch ei angen. Mae’n dal y PDF, y meysydd, a strwythur y cyfranogwr.
Creir dogfen o demplât pan fyddwch yn anfon. Mae ganddi dderbynwyr gweithredol, llif gwaith llofnodi ar waith, a’i chylch bywyd ei hun — wedi’i gwblhau, wedi’i wrthod, wedi dod i ben. Nid yw newidiadau i’r templât ar ôl anfon yn effeithio ar ddogfennau sy’n mynd ymlaen eisoes.
Mae’r gwahaniad hwn yn golygu eich bod yn buddsoddi amser i baratoi templât unwaith, yna’n anfon ohono dro ar ôl tro heb ei ailadeiladu bob tro.
What template preparation does
Paratoi templât yw’r cam rhwng uwchlwytho PDF a gallu ei anfon. Ar y dudalen baratoi rydych yn gosod meysydd ar y PDF ac yn neilltuo pob maes i gyfranogwr.
Hyd nes bo templât yn cyrraedd o leiaf un maes llofnod wedi’i neilltuo i bob llofnodwr, ni ellir ei anfon. Nid oes angen maes llofnod ar dempleithiau gyda gwneuthurwyr penderfyniadau yn unig.
Fields and participants
Mae pob maes ar demlât yn perthyn i gyfranogwr. Pan fyddwch yn gosod maes rydych yn dewis i ba gyfranogwr y’i neilltuir — llofnodwr penodol, gwneuthurwr penderfyniadau, neu’r anfonwr.
Amser anfon, mae pob sŵl cyfranogwr yn cael ei llenwi gan berson go iawn (enw a e-bost). Mae’r meysydd neilltuo i’r cyfranogwr hwnnw yn dod yn eu hiechyd iddynt eu cwblhau pan fyddant yn derbyn y ddogfen.
Mae hyn yn golygu bod yr un templât yn gallu cael ei anfon at wahanol bobl bob tro heb newid unrhyw beth yn y templât ei hun.
Sender fields
Mae meysydd anfonwr yn gategori arbennig. Yn hytrach na’u cwblhau gan dderbynnydd, caiff y rhain eu llenwi gan yr anfonwr wrth anfon — cyn i’r ddogfen gael ei hanfon.
Maent yn gweithio fel meysydd uno post yn Word: rydych yn diffinio’r maes ar y templât, ac wrth anfon wrth y tro rydych yn darparu’r gwerth. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol gyda Anfon Màs — gellir anfon templât contract sengl at gant o dderbynwyr, pob copi wedi’i bersonoli gyda enw, pris, neu gyfeiriad eiddo gwahanol, i gyd wedi’i reoli o CSV heb greu templât newydd ar gyfer pob un.
Mae gwerthoedd meysydd anfonwr yn cael eu hargraffu’n uniongyrchol ar y PDF cyn iddo gyrraedd y derbynwyr.
The preparation workflow in practice
- Uwchlwythwch PDF i’r Llyfrgell
- Agorwch ef i fynd i’r dudalen Paratoi Templât
- Gosod meysydd i bob cyfranogwr — llofnodwyr, gwneuthurwyr penderfyniadau, anfonwr
- Cyflunio eiddo’r meysydd fel sy’n angenrheidiol (labeli, trefnu, dilysu)
- Mae’r templât yn barod i’w anfon
O’r pwynt yna, mae anfon yn creu dogfen newydd bob tro. Mae’r templât yn aros yn y Llyfrgell heb newid.