Caniatâd defnyddwyr
Mae caniatâd defnyddwyr yn penderfynu faint o weithgaredd, gosodiadau, a gweinyddiaeth tîm y gall defnyddiwr gael mynediad iddo.
Maent yn un o’r prif ffyrdd y mae Legalesign yn gwahanu defnyddwyr gweithredol oddi wrth weinyddwyr tîm eang.
Pam mae caniatâd yn bwysig
Mae caniatâd yn effeithio ar fwy na gwelededd. Maent yn penderfynu a all defnyddiwr:
- weld dim ond ei ddogfennau ei hun neu weithgaredd ehangach y tîm
- rheoli defnyddwyr eraill
- cael mynediad at osodiadau lefel sefydliad
- rheoli nodweddion sensitif megis gosodiadau bilio neu gydymffurfiaeth
Model caniatâd ymarferol
Mewn rhan fwyaf o dimau, dylai caniatâd ddilyn cyfrifoldebau yn hytrach na henyntiaeth yn unig.
Mae patrynau defnyddiol yn cynnwys:
- gwelededd eang ar gyfer y tîm dim ond i ddefnyddwyr sydd ei angen
- rheolaethau sefydliadol cyfyngedig ar gyfer grŵp gweinyddiad llai
- adolygiadau caniatâd pryd bynnag y bydd cyfrifoldebau yn newid
Camgymeriadau cyffredin
Fel arfer mae tîm yn wynebu problemau pan:
- rhoddir gormod o ddefnyddwyr fynediad eang yn ddiofyn
- sefydlir caniatâd unwaith a heb ei adolygu eto
- nid yw gwahaniaeth rhwng gweithgaredd tîm a rheolaethau sefydliadol yn glir
Caniatâd a chylch bywyd defnyddiwr
Mae caniatâd yn rhyngweithio'n agos â gweinyddiaeth defnyddwyr. Pan fyddwch yn ychwanegu, tynnu, neu ddisodli defnyddiwr, dylech ystyried dewis caniatâd fel rhan o’r llif gwaith yn hytrach na meddwl arall ar ôl.