Marcio fel wedi'i gwblhau
Dylid marcio dogfen fel Wedi'i Gwblhau dim ond os yw un sy'n llofnodi wedi argraffu a chwblhau'r ddogfen gan ddefnyddio llofnod "inc gwlyb" ac mae angen cyfateb y ddwy fersiwn o'r ddogfen yn awr.
Os yw derbynnydd arall wedi llofnodi'r ddogfen yn electronig neu os oes arnoch angen copi o'r ddogfen yn ei statws presennol, lawrlwythwch y PDF Drafft nawr gan na fydd ar gael mwyach ar ôl iddo gael ei farcio fel wedi'i gwblhau. Os nad oes unrhyw dderbynwyr wedi llofnodi'r ddogfen yn electronig, nid yw'r cam hwn yn angenrheidiol.
Pan gewch y fersiwn o'r ddogfen sydd wedi'i llofnodi mewn inc; sganio a'i lanlwytho i'ch dyfais. Yna storio'r ddwy fersiwn ffisegol o'r ddogfen gyda'ch gilydd ar gyfer eich cofnodion.
Gallwch nawr farcio fersiwn electronig y ddogfen fel wedi'i gwblhau. Gellir marcio dogfennau fel Wedi'u Gwblhau ar y Dashboard drwy glicio ar yr eicon ✓ ticio ar ochr dde cerdyn y Ddogfen.
Bydd ffenestr naid "Marcio fel wedi'i Gwblhau" yn ymddangos wedyn gyda bwydlen dirwasg sy'n cynnig dau opsiwn:
"Ie, mae gen i gopi PDF i'w lanlwytho" -- Bydd lanlwytho fersiwn newydd o'r Ddogfen yn dileu'r fersiwn hen. Felly dewiswch yr opsiwn hwn ond dim ond os nad yw angen cadw fersiwn electronig y ddogfen.
"Na, nid oes gennyf gopi i'w lanlwytho" - Dewiswch yr opsiwn hwn i gadw fersiwn electronig y ddogfen. Bydd angen i chi ddarparu esboniad ysgrifenedig pam na allwch ddarparu fersiwn newydd y ddogfen.
"Anfon i Archif" -- Mae'r opsiwn hwn wedi'i ddynnu'n ddiofyn. Unwaith y caiff ei archifo bydd eich dogfen yn parhau ar gael yn yr Archif Ddogfennau. Os na archifwch y ddogfen bydd yn aros ar eich dashboard.
Yna cliciwch "Marcio fel wedi'i Llofnodi" i gwblhau'r ddogfen.
Fel arall, efallai yr hoffech sganio a lanlwytho'r ddogfen inc gwlyb, copïo'r meysydd a'r gosodiadau drosodd o'r ddogfen wreiddiol, a'i anfon wedyn at eich llofnodwyr eraill. Mae hyn yn sicrhau bod dim ond un copi o'r ddogfen, ac mae'n cael ei hawdurdodi'n llawn ac yn cael ei storio'n ddigidol.
Os oes angen i chi farcio un Derbynnydd fel wedi'i gwblhau o fewn llif gwaith gyda sawl llofnodiwr (yn hytrach na'r ddogfen gyfan), gweler Marcio Derbynnydd fel wedi'i gwblhau.
Os mai dim ond tynnu dogfen o'r gwirionedd syml ydych chi oherwydd nad yw'n ddilys mwyach, gallwch wneud hynny ar y Dashboard. Gellir dod o hyd i Ddogfennau a Ddilëwyd yn yr Archif Ddogfennau.
