Auto-Archivierung
Auto-Archivierung ist ein Vorlagenverhalten, das eine Vorlage aus der aktiven Bibliothek entfernt, nachdem sie zur Erstellung und zum Versand eines Dokuments verwendet wurde.
Es ist hauptsächlich eine Funktion für Workflow- und Bibliotheksverwaltung.
Wann Auto-Archivierung nützlich ist
Auto-Archivierung ist passend, wenn:
- eine Vorlage für die einmalige oder begrenzte Nutzung vorgesehen ist
- Sie die Bibliotheksübersicht reduzieren möchten
- der Versand-Workflow wichtiger ist als die langfristige Wiederverwendung der Vorlage
Wann man es nicht verwenden sollte
Auto-Archivierung ist normalerweise die falsche Wahl, wenn:
- die Vorlage Teil eines wiederkehrenden Prozesses ist
- mehrere Benutzer sie schnell wiederfinden müssen
- die Vorlage sich noch in der Entwicklung befindet und bald wieder bearbeitet wird
Was es operativ ändert
Auto-Archivierung ändert das versandte Dokument nicht. Es ändert, wie die Quellvorlage nach dem Versand verwaltet wird.
Die Hauptwirkung ist, dass aktive Vorlagenlisten übersichtlicher bleiben, aber die Wiederverwendung weniger unmittelbar wird, da die Vorlage nicht mehr in der normalen aktiven Bibliothek liegt.