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Teilnehmer, Rollen, Empfänger und Workflow-Typen

Teilnehmer, Rollen und Empfänger​

Das ist eine wichtige Unterscheidung in Legalesign:

  • Teilnehmer werden in einer Vorlage definiert. Sie sind die Plätze, die beschreiben, wer teilnimmt – zum Beispiel „Partei 1“, „Partei 2“, „Partei 1 – Zeuge“. Teilnehmer gehören zur Vorlage und werden jedes Mal wiederverwendet, wenn diese Vorlage verschickt wird.

  • Rollen beschreiben, was ein Teilnehmer tut. Jeder Teilnehmer hat eine Rolle: Unterzeichner, Freigeber oder Zeuge. Die Rolle bestimmt, was die Person tun muss, wenn sie das Dokument erhält.

  • Empfänger sind die tatsächlichen Personen, an die ein Dokument gesendet wird. Wenn Sie ein Dokument senden, weisen Sie jeder Teilnehmer-Position eine reale Person (Name, E-Mail) zu. Der Empfänger ist wer das Dokument zum Signieren, zur Freigabe oder als Zeuge erhält.

Kurz gesagt: Eine Vorlage hat Teilnehmer, jeder Teilnehmer hat eine Rolle, und beim Senden des Dokuments wird jeder Teilnehmer zum Empfänger.

Kernteilnehmer-Rollen​

Unterzeichner​

Ein Unterzeichner ist ein Teilnehmer, der das Dokument unterschreibt. Die meisten Workflows sind um einen oder mehrere Unterzeichner aufgebaut.

Freigeber​

Ein Freigeber überprüft oder genehmigt das Dokument, benötigt aber kein Unterschriftsfeld. Freigeber können der einzige Teilnehmer oder Teil eines größeren Ablaufs sein.

Zeuge​

Ein Zeuge ist mit einem Unterzeichner verknüpft und bestätigt, dass die Unterschrift ordnungsgemäß erfolgt ist. Zeugen werden verwendet, wenn der Workflow oder der rechtliche Kontext dies erfordert.

Absender​

Der Absender bereitet das Dokument vor und versendet es. Absenderfelder ermöglichen es dem Absender, Werte zum Versandzeitpunkt auszufüllen, ohne die zugrunde liegende Vorlage zu ändern.

Workflow-Typen​

Ein-Empfänger-Workflows​

Die einfachsten Workflows. Ein Unterzeichner oder Freigeber erhält das Dokument und handelt entsprechend.

Mehr-Empfänger-Workflows​

Mehrere Unterzeichner, Freigeber oder Zeugen nehmen am selben Dokumentablauf teil. Die Vorlage definiert, wer beteiligt ist und was jeder Teilnehmer tun muss.

Sequenzielle Workflows​

Empfänger handeln nacheinander. Der nächste Empfänger kann erst fortfahren, wenn der vorherige Empfänger seinen Teil abgeschlossen hat.

Gleichzeitige Workflows​

Empfänger können unabhängig voneinander gleichzeitig handeln. Dies ist praktisch, wenn die Reihenfolge unwichtig ist.

Besondere Workflow-Steuerungen​

Verknüpfte Empfänger​

Verknüpfte Empfänger werden verwendet, wenn das Verhalten der Empfänger innerhalb desselben Dokumentablaufs koordiniert bleiben muss.

Vorherigen Empfänger entscheiden lassen​

Diese Option ist nützlich, wenn ein Empfänger – häufig ein Unterzeichner oder Zeuge – zum Versandzeitpunkt noch nicht bekannt ist. Der vorherige Empfänger liefert die fehlenden Angaben während des Workflows nach.

Neu zuweisen und ablehnen​

Abhängig von den Einstellungen zum Unterschriften-Erlebnis können Empfänger berechtigt sein, ein Dokument an jemand anderen neu zuzuweisen oder es stattdessen abzulehnen.

Wann die Rollengestaltung am wichtigsten ist​

Die Rollengestaltung wirkt sich besonders aus, wenn:

  • das Dokument Zeugen oder Freigeber umfasst
  • die Reihenfolge eine Rolle spielt
  • Empfängerdetails im Voraus nicht vollständig bekannt sind
  • Sie für verschiedene Empfänger unterschiedliche Unterschriftserlebnisse benötigen

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