Vorlagen, Felder und der Vorbereitung-Workflow
Vorlagen und Dokumente
Eine Vorlage befindet sich in Ihrer Bibliothek und kann so oft wie nötig wiederverwendet werden. Sie enthält das PDF, die Felder und die Teilnehmerstruktur.
Ein Dokument wird aus einer Vorlage erstellt, wenn Sie senden. Es hat aktive Empfänger, einen laufenden Signatur-Workflow und einen eigenen Lebenszyklus — abgeschlossen, abgelehnt, abgelaufen. Änderungen an der Vorlage nach dem Senden wirken sich nicht auf bereits laufende Dokumente aus.
Diese Trennung bedeutet, dass Sie Zeit investieren, um eine Vorlage einmal vorzubereiten, und dann wiederholt daraus senden können, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.
Was die Vorlagenvorbereitung bewirkt
Die Vorlagenvorbereitung ist der Schritt zwischen dem Hochladen eines PDFs und der Möglichkeit, es zu senden. Auf der Vorbereitungsseite platzieren Sie Felder auf dem PDF und weisen jedes Feld einem Teilnehmer zu.
Solange eine Vorlage nicht mindestens ein Unterschriftsfeld für jeden Unterzeichner zugewiesen hat, kann sie nicht gesendet werden. Vorlagen mit nur Prüfern erfordern kein Unterschriftsfeld.
Felder und Teilnehmer
Jedes Feld in einer Vorlage gehört zu einem Teilnehmer. Wenn Sie ein Feld platzieren, wählen Sie aus, welchem Teilnehmer es zugewiesen wird — einem bestimmten Unterzeichner, einem Prüfer oder dem Sender.
Beim Senden wird jeder Teilnehmerplatz mit einer realen Person (Name und E-Mail) besetzt. Die dem Teilnehmer zugewiesenen Felder werden dessen Aufgabe, sobald er das Dokument erhält.
Dies bedeutet, dass dieselbe Vorlage jedes Mal an unterschiedliche Personen gesendet werden kann, ohne dass die Vorlage selbst geändert wird.
Sender-Felder
Sender-Felder sind eine besondere Kategorie. Anstatt von einem Empfänger ausgefüllt zu werden, werden sie vom Sender zum Zeitpunkt des Sendens ausgefüllt — bevor das Dokument versandt wird.
Sie funktionieren wie Seriendruckfelder in Word: Sie definieren das Feld in der Vorlage, und jedes Mal, wenn Sie senden, geben Sie den Wert ein. Dies ist besonders mächtig bei Bulk Send — eine einzelne Vertragvorlage kann an hunderte Empfänger gehen, wobei jede Kopie mit einem anderen Namen, Preis oder Adresse personalisiert wird, alles gesteuert über eine CSV, ohne für jede Kopie eine neue Vorlage zu erstellen.
Sender-Feldwerte werden direkt auf das PDF gedruckt, bevor es die Empfänger erreicht.
Der Vorbereitungs-Workflow in der Praxis
- Laden Sie ein PDF in die Bibliothek hoch
- Öffnen Sie es, um die Seite Vorlagenvorbereitung aufzurufen
- Platzieren Sie Felder für jeden Teilnehmer — Unterzeichner, Prüfer, Sender
- Konfigurieren Sie ggf. die Eigenschaften der Felder (Beschriftungen, Reihenfolge, Validierung)
- Die Vorlage ist versandbereit
Ab diesem Punkt erstellt das Senden jedes Mal ein neues Dokument. Die Vorlage bleibt unverändert in der Bibliothek.