Die vier Batch-Workflows
Beim Senden von Dokumenten in einem Batch für die elektronische Signatur steuern zwei Einstellungen, wie Unterzeichner die Dokumente erhalten und ausfüllen:
- Sequenzielles Signieren – Empfänger müssen in einer definierten Reihenfolge innerhalb eines Dokuments unterschreiben.
- Dokumentenreihenfolge erzwingen – ob Dokumente in einem Batch nacheinander in Reihenfolge abgeschlossen werden müssen.
Die Kombination dieser beiden Steuerungen ergibt vier mögliche Workflows, die bestimmen, wie Empfänger auf Dokumente zugreifen und wann sie Benachrichtigungs-E-Mails erhalten.
Das Verständnis dieser Kombinationen hilft Ihnen bei der Auswahl des Workflows, der am besten zu Ihrem Signier- oder Genehmigungsprozess passt:
1. Reihenfolge erzwingen AN + Sequenzielles Signieren AN
In dieser Konfiguration werden sowohl die Dokumentenreihenfolge als auch die Unterzeichnerreihenfolge durchgesetzt. Dies ist der am stärksten kontrollierte Workflow und nützlich, wenn Dokumente einer strikten Genehmigungsreihenfolge folgen müssen, bedeutet aber auch, dass es der langsamste Workflow ist.
Beispiel-Workflow:
- Unterzeichner A → Dokument 1
- Unterzeichner B → Dokument 1
- Unterzeichner A → Dokument 2
- Unterzeichner B → Dokument 2
- Unterzeichner A erhält die E-Mail für Dokument 1.
- Nach der Unterzeichnung erhält Unterzeichner B die E-Mail für Dokument 1.
- Sobald Dokument 1 vollständig abgeschlossen ist, wird Dokument 2 freigegeben.
- Unterzeichner A erhält die E-Mail für Dokument 2.
- Nach der Unterzeichnung erhält Unterzeichner B die E-Mail für Dokument 2.
2. Reihenfolge erzwingen AUS + Sequenzielles Signieren AUS
Diese Konfiguration hat einen vollständig parallelen Workflow, bei dem alle Dokumente sofort verfügbar sind und Empfänger sofort unterschreiben können. Empfänger können auch jedes Dokument in beliebiger Reihenfolge unterzeichnen. Dies ist der schnellste und flexibelste Workflow.
Beispiel-Workflow:
Unterzeichner A & Unterzeichner B → Dokument 1 & Dokument 2
- Beide Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit allen Dokumenten.
- Sie können jedes Dokument in beliebiger Reihenfolge ausfüllen.
- Der Batch ist abgeschlossen, wenn alle Dokumente abgeschlossen sind.
3. Reihenfolge erzwingen AN + Sequenzielles Signieren AUS
Diese Konfiguration erzwingt die Dokumentenreihenfolge, aber Empfänger innerhalb jedes Dokuments können parallel unterschreiben. Dieser Workflow ist nützlich, wenn Dokumente in Reihenfolge abgearbeitet werden müssen, aber die Reihenfolge der Unterzeichner keine Rolle spielt.
Beispiel-Workflow:
- Unterzeichner A & Unterzeichner B → Dokument 1
- Unterzeichner A & Unterzeichner B → Dokument 2
- Unterzeichner A und Unterzeichner B erhalten beide Dokument 1.
- Sie unterschreiben unabhängig voneinander.
- Sobald Dokument 1 vollständig abgeschlossen ist, wird Dokument 2 freigegeben.
- Beide Unterzeichner erhalten Dokument 2.
- Nachdem beide unterschrieben haben, ist Dokument 2 vollständig abgeschlossen.
4. Reihenfolge erzwingen AUS + Sequenzielles Signieren AN
In dieser Konfiguration müssen die Dokumente nicht in Reihenfolge abgeschlossen werden, aber jedes Dokument erzwingt dennoch die Unterzeichnersequenz.
Beispiel-Workflow:
- Unterzeichner A → Dokument 1 ODER Dokument 2
- Unterzeichner B → Dokument 1 ODER Dokument 2
- Unterzeichner A erhält sofort Zugriff auf beide Dokumente.
- Unterzeichner A unterschreibt Dokument 1 oder 2 in beliebiger Reihenfolge.
- Unterzeichner B erhält die Dokumente, sobald sie unterschrieben wurden.
- Unterzeichner B unterschreibt und schließt das Dokument in beliebiger Reihenfolge ab.
Der Fortschritt von Batches kann auf deren Detailseite überwacht werden, und manuelle Erinnerungen können auch an Empfänger gesendet werden, um Reihenfolgeregeln zu durchbrechen und das Dokument zur Fertigstellung an die Empfänger zu senden.