DSGVO – So legen Sie die Datenaufbewahrung fest

Jede Art von Dokument, das Sie über Legalesign hochladen oder erstellen, hat eine zugewiesene Datenaufbewahrungsrichtlinie, die Sie entweder pro Team oder pro Dokument festlegen können.

Gehen Sie zur Organisations-Mini-Site und klicken Sie in der linken Spalte auf „Datenaufbewahrung“.

Sie sehen eine Liste all Ihrer Teams. Klicken Sie bei einem der Teams auf „Bearbeiten“ und Sie sehen die Einstellungen zur Datenaufbewahrung für jeden Dokumenttyp: gesendete & unterschriebene Dokumente, E-Mail-Anhänge, Ihre PDF/Word-Uploads und Textvorlagen.

Für jeden Dokumenttyp können Sie die Standard-Datenaufbewahrungsdauer innerhalb dieses Teams festlegen, und zwar für bis zu 99 Jahre.

Alle Löschvorgänge werden im Bereich „Daten löschen“ der Organisations-Webseiten protokolliert. Dateien werden dauerhaft entfernt, während bei Datenbankeinträgen die Daten gelöscht werden (obwohl ein Eintrag über das Vorhandensein eines Datensatzes weiterhin existiert).

Weil Daten (und potenziell personenbezogene Daten) sowohl im Datenbankeintrag (z. B. Feld-Daten) als auch in der Dokumentdatei gespeichert sind, wird alles gelöscht.