Legalesign Glossar
Diese Seite definiert gängige Begriffe, die auf der Legalesign-Plattform verwendet werden.
Konto
Der abonnierte Service, auf den ein Unternehmen Zugriff hat. Jedes Konto verfügt über eine Organisation, über die das System verwaltet wird.
Kontoinhaber
Person mit der Gesamtverantwortung für eine Organisation und die Abrechnung. Pro Organisation gibt es nur einen Kontoinhaber.
Erfahren Sie mehr über Organisation.
Aktion
Die notwendigen Schritte, die von einem Empfänger erforderlich sind, um ein Dokument abzuschließen, z. B. Beglaubigung, Genehmigung, Unterschrift, Eingabe von Informationen usw.
Administrator
Das höchste Berechtigungsniveau in einem Team, das einem Benutzer erlaubt, andere Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen, Team-Einstellungen zu ändern und auf alle im Team verfügbaren Informationen zuzugreifen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur / AdES
Eine elektronische Signatur, die folgende Anforderungen erfüllt:
Alle von Legalesign gesendeten elektronischen Signaturen sind standardmäßig AdES.
Erfahren Sie mehr über Elektronische Signatur.
Agent App
Eine Signier-App, optimiert für Tablets und Handheld-Geräte, mit Offline-Unterzeichnungs-Funktionalität.
Vereinbarungsaussagen / Bestätigungen des Unterzeichners
Aussagen, die ein Empfänger akzeptieren muss, um mit dem Dokument fortzufahren. Ein Beispiel für eine Vereinbarungsaussage ist: „Ich verstehe, dass die Annahme der Bedingungen dieses Dokuments eine rechtlich bindende Verpflichtung schafft.“
App1
Version 3 der Legalesign Web App, ersetzt durch Console.
Genehmiger
Eine Rolle, die Empfängern zugewiesen werden kann. Gibt die Genehmigung, bevor ein Dokument abgeschlossen werden kann. Genehmiger können der einzige Empfänger sein oder in einen größeren Workflow (vor-, mitten- oder nachgelagert) eingebunden werden. Genehmiger können auch für das Ausfüllen von Empfängerfeldern zuständig sein.
Archiv
Langzeitspeicher für abgeschlossene/entfernte Dokumente und Vorlagen.
Automatisches Archivieren
Einstellung zum automatischen Archivieren einer Vorlage, nachdem sie zur Erstellung und Versendung eines Dokuments verwendet wurde.
Basiserlebnis
Die Standardkonfiguration von E-Mail-, Signier- und Download-Einstellungen, die Empfänger vorfinden. Standardmäßig für jedes neue Team verfügbar.
Erfahren Sie mehr über Erlebnisse.
Charge
Eine Gruppe von Dokumenten, die im Rahmen eines Batch-Sendens gesendet werden, sodass Empfänger nahtlos von einem Dokument zum nächsten wechseln können.
Batchversand / Chargierung
Methode, um mehrere Dokumente an Empfänger mit einem einzigen Signierlink zu senden, der Zugang zu allen Dokumenten bietet.
Erfahren Sie mehr über Batching.
Abrechnung CC
Ein zusätzlicher E-Mail-Empfänger, der Rechnungen und andere Abrechnungsbenachrichtigungen neben dem Kontoinhaber erhält und Änderungen an der Abrechnung vornehmen sowie Käufe autorisieren darf.
Abrechnungsseite
Seite zur Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen und zur Änderung des Abonnementplans eines Kontos.
Erfahren Sie mehr über Organisationseinstellungen.
CCES / Vom Übertragungsanwalt zertifizierte elektronische Signatur
Eine Methode zur Anwendung elektronischer Signaturen, die für die Verwendung in Übertragungsdokumenten in England und Wales, wie vom HM Land Registry festgelegt, geeignet ist. CCES erfordert SMS-Verifizierung für alle Unterzeichner und ihre Zeugen sowie, dass der Übertragungsanwalt als Genehmiger durch Setzen des Datums unmittelbar vor der Endausführung des Dokuments auftritt.
Erfahren Sie mehr über Vom Übertragungsanwalt zertifizierte elektronische Signatur.
Zertifizierung
Wird nach Abschluss auf Dokumente angewendet. Eine Form der Verschlüsselung, die sicherstellt, dass ein endgültiges Dokument manipulationssicher ist. Zertifikate sind intern in der PD-Datei und selbstnachweisend.
Abschluss
Der Zeitpunkt, an dem ein Dokument ausgeführt wird und nicht mehr verändert werden kann. Alle Empfänger müssen das Dokument bearbeitet haben, damit es abgeschlossen ist.
Console
Version 4 der Legalesign Web App und die aktuelle Version mit verbesserter Benutzererfahrung und zusätzlichen Funktionen.
Kontakt
Der gespeicherte Vorname, Nachname, die E-Mail-Adresse und optional die Handynummer eines Empfängers, die auf der Sendeseite aus dem Kontaktbuch ausgewählt werden können. Ein Kontakt wird automatisch erstellt, wenn ein neuer Empfänger per E-Mail kontaktiert wird. Kontakte können auf der Kontaktseite hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.
Dashboard
Hauptseite, die laufende und kürzlich abgeschlossene Dokumente anzeigt.
Datenlöschung
Organisationsfunktion zum Löschen bestimmter Dokumente oder aller Dokumente innerhalb eines festgelegten Zeitraums.
Erfahren Sie mehr über Organisationseinstellungen.
Datenerweiterung
Organisationsfunktion zur Verlängerung der Lebensdauer eines bestimmten Dokuments oder aller Dokumente innerhalb eines festgelegten Zeitraums.
Erfahren Sie mehr über Organisationseinstellungen.
Gerätebindung
Erlebnisse-Funktion, die erzwingt, dass ein Unterzeichner und sein benannter Zeuge dasselbe Gerät und dieselbe Signiersitzung verwenden, um ein Dokument zu bearbeiten.
Direktlink
Ein URL-Link, der Zugang zu einem auf einer öffentlichen Webseite gehosteten Dokument bietet. Das abgeschlossene Dokument wird dann in einer Benachrichtigungs-E-Mail sowohl an den Unterzeichner als auch den Ersteller des Direktlinks gesendet. Jeder, der Zugang zu dem Link hat, kann ihn verwenden, um eine neue Version des Dokuments abzuschließen und zu unterzeichnen.
Dokument
Eine aus einer Vorlage erstellte Datei, die an Empfänger zum Unterzeichnen, Genehmigen oder Beglaubigen gesendet wird. Ein Dokument repräsentiert eine bestimmte Transaktion – nach dem Versand verfolgt es den Fortschritt jedes Teilnehmers bis zur Fertigstellung. Mehrere Dokumente können aus derselben Vorlage erstellt und gesendet werden.
Entwürfe
Vorbereitete gespeicherte Sendeseiten mit Kontakten und/oder Details zur Zeiteinsparung beim Versenden. Kann für Batches oder Multi-Send-Dokumente sowie Standardversand verwendet werden.
Elektronische Signatur / eSignature
Daten, die an ein Dokument angefügt werden, um dem Inhalt zuzustimmen oder die Beglaubigung der Zustimmung eines anderen Empfängers zu bestätigen. Ein digitales Äquivalent zu Unterschrift mit Stift und Tinte.
E-Mail-Nachrichten
Personalisierte Nachricht in der ersten E-Mail, die an Teilnehmer gesendet wird. Kann gespeichert und mehrfach wiederverwendet oder nur einmalig versendet werden.
E-Mail-Platzhalter
Text, der in den Körper einer Benachrichtigungs-E-Mail eingegeben werden kann, um deren Inhalt bei Versand eines Dokuments automatisch anzupassen.
Erzwingte Reihenfolge
Eine Batch-Einstellung, die alle Dokumente zwingend in einer bestimmten Reihenfolge durch alle Teilnehmer unterzeichnen lässt. Jedes Dokument muss von allen Teilnehmern abgeschlossen sein, bevor jemand mit dem nächsten Dokument im Batch fortfahren kann.
Dies kann ein- oder ausgeschaltet werden.
Umschlag
Bei Legalesign wird ein „Umschlag“ als „Batch“ bezeichnet.
Erlebnisse
Eine Konfiguration von E-Mail-, Signier- und Download-Einstellungen, die anschließend auf Empfänger- oder Team-Ebene angewendet werden kann. Z. B. Englisch für Empfänger 1 und Französisch für Empfänger 2.
Lesen Sie mehr über maßgeschneiderte Signiererlebnisse.
Felder
Ein kleines Kästchen, das einer Vorlage hinzugefügt wird, um Daten in einem Dokument eingeben zu können, z. B. E-Mail, Nummer, Dropdown, Datei-Upload usw. Unterschriften werden ebenfalls mit einem speziellen Feld hinzugefügt.
Feldreihenfolge
Nummerierte Reihenfolge, die Empfänger und Sender durch das Dokument führt. Die Feldreihenfolge gilt sowohl für Sender- als auch Empfängerfelder.
Feldvalidierung
Eine Einschränkung des Formats der Informationen, die in ein Feld des Dokuments eingegeben werden dürfen.
DSGVO / Datenschutz-Grundverordnung
Eine Verordnung zum Datenschutz in der EU, dem EWR und im Vereinigten Königreich. Die DSGVO regelt die rechtsmäßige Verwendung personenbezogener Daten.
Bibliothek
Seite zur Speicherung aktuell aktiver Vorlagen.
Logo
Eine Bilddatei, die von einem Benutzer in Erlebnissen hochgeladen wird, um in Benachrichtigungs-E-Mails und/oder Signierseiten angezeigt zu werden.
Langfristige Validierung
Langfristige Validierung ist eine Funktion der PDF-Zertifizierung, die es ermöglicht, dass digitale Signaturen auch nach Ablauf des Zertifikats gültig bleiben. Siehe auch PDF-Zertifizierung.
Mehrfach-Dokument / Mehrfach-Versand
Methode, um mehrere Dokumente gleichzeitig an Empfänger zu senden. Alle Dokumente werden separat gesendet. Siehe Batchversand, wie man eine Gruppe von Dokumenten mit einem einzigen Signierlink sendet.
Mehr-Faktor-Authentifizierung
Siehe: Zwei-Faktor-Authentifizierung / 2FA
Benachrichtigungs-E-Mail
Eine von Legalesign an Empfänger gesendete E-Mail. Am häufigsten, um einen Signierlink bereitzustellen oder am Ende eines Workflows eine PDF-Kopie des abgeschlossenen Dokuments zu übermitteln.
Organisation
Der Gesamtcontainer, der alle Ihre Teams umfasst. Es gibt nur eine Organisation pro Konto. Wenn Sie nur ein Team verwalten, haben Sie dennoch eine Organisation.
Organisationseinstellungen
Abschnitt, der Ihnen ermöglicht, auf Funktionen zuzugreifen oder diese anzupassen, die Ihre gesamte Organisation betreffen. Diese Funktionen sind: Organisationsbenutzer, Team-Seite, Abrechnungsseite, Stopp der Verarbeitung, Datenlöschung und Datenerweiterung. Diese Funktionen ermöglichen Ihrer Organisation, Datenschutzvorschriften wie die DSGVO einzuhalten.
Lesen Sie mehr zu Ihrer Organisation.
Organisationsbenutzer
Organisationsfunktion, die es ermöglicht, bestimmten Benutzern Zugriff auf Organisationseinstellungen oder spezifische Funktionen innerhalb der Organisationseinstellungen zu gewähren.
Teilnehmer
Ein Teilnehmer ist ein Versender, Unterzeichner, Zeuge oder Genehmiger im Zusammenhang mit der Vorbereitung einer Vorlage.
Persönliche Einstellungen
Einstellungen, die nur Ihr Benutzerkonto betreffen, z. B.: Profildetails, Passwort ändern, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, Benutzerpräferenzen.
Voreinstellungen
Anpassbare Elemente von Legalesign. Es gibt vier Voreinstellungen: Erlebnisse, E-Mail-Nachrichten, Erinnerungspläne und statische Anhänge.
Empfänger
Jeder, der auf ein Dokument zugreift, um es zu unterzeichnen, zu bezeugen, zu genehmigen oder zu überprüfen. Empfänger werden durch ihre E-Mail-Adresse (und optional eine Telefonnummer) bestimmt.
Empfängerfeld
Felder, die von einem Empfänger nach Erhalt eines Dokuments ausgefüllt werden müssen. (Wie auf der Seite „Vorlage bearbeiten“ festgelegt).
Erinnerung
Benachrichtigungs-E-Mail, die einen Empfänger darauf hinweist, dass ein Dokument abgeschlossen werden muss; sie enthält einen neuen Signierlink für den sofortigen Zugriff auf das Dokument.
Erinnerungsplan
Zeitliche Abfolge von Benachrichtigungs-E-Mails, die nach Erstellung des Dokuments gesendet werden, um den Abschluss zu gewährleisten. Erinnerungspläne können in den Voreinstellungen eingerichtet und gespeichert werden.
Berichte
Funktion in den Teameinstellungen, um Statistiken zur Dokumentenaktivität innerhalb eines Teams zu generieren. Dazu gehören: Anzahl der Sendungen, Abschlussrate, Reaktionsraten, Zeit zum Unterzeichnen und mehr.
Prüfer
Jemand ohne Rolle, der nach Abschluss eine Kopie des Dokuments per E-Mail erhält.
Rolle
Eine Rolle bestimmt, wie eine Person mit einem Dokument interagiert. Es gibt vier unterschiedliche Rollen: Sender, Unterzeichner, Zeuge und Genehmiger.
Sender
Der Legalesign-Benutzer, der alle Senderfelder ausfüllt und dann das Dokument versendet.
Senderfeld
Felder, die vom Sender beim Versenden eines Dokuments ausgefüllt werden müssen.
Sequenzielles Signieren
Signierprozess für mehrere Empfänger, bei dem jeder Empfänger den Signierlink erst erhält, nachdem der vorherige Empfänger das Dokument bearbeitet hat. Wenn deaktiviert, werden alle Signierlinks gleichzeitig an alle Empfänger gesendet.
Unterzeichner
Eine Rolle, die Empfängern zugewiesen werden kann. Unterzeichnet ein Dokument, um es abzuschließen.
Signierlink
Der Link, der einen Empfänger zur Signierseite führt. Signierlinks sind standardmäßig nur einmal verwendbar.
Signierseite
Die sichere Online-Webseite, die Unterzeichner und andere Empfänger aufrufen, um ein Dokument abzuschließen.
SMS-Verifizierung
Teil des Signierprozesses, eine SMS-Nachricht, die an das Handy eines Empfängers gesendet wird, um dessen Identität zu verifizieren und den Zugang zur Signierseite zu ermöglichen.
Standardversand
Basis-Methode, um ein einzelnes Dokument an einen oder mehrere Empfänger zu senden.
Statische Anhänge
Eine Bibliothek für PDF-Dateien, die dann an Benachrichtigungs-E-Mails an Empfänger angehängt werden können (erste E-Mail an Empfänger und Erinnerungen).
Verarbeitung stoppen
Organisationsfunktion, die festlegt, dass bestimmte E-Mail-Empfänger nicht kontaktiert werden dürfen. Neue Adressen können hinzugefügt oder von dieser Liste entfernt werden.
Tag
Etikett, das Vorlagen zugeordnet wird, um die Organisation der Vorlagen in der Bibliothek zu erleichtern.
Team
Der sichere digitale Container bei Legalesign, in dem Sie Dokumente erstellen, vorbereiten, versenden und abgeschlossene Dokumente sowie Vorlagen speichern können. Ein Konto kann mehrere Teams haben, und Benutzer können zur Wahrung des Informationszugriffs in verschiedene Teams aufgeteilt werden.
Team-Posteingang
Funktion der Teameinstellungen, um alle abgeschlossenen Dokumente automatisch an eine vorher festgelegte E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
Teameinstellungen
Einstellungen, die ein bestimmtes Team betreffen und keine anderen. Teameinstellungen können von jedem Admin-Benutzer, der Mitglied des Teams ist, geändert oder verwaltet werden. Folgende Einstellungen sind Teameinstellungen: Gruppenname, Design, Benutzer, Kontakte, E-Mail-Zustellung, Berichte, Vorlagen, Sendoptionen, Team-Posteingang, PDF-Sicherheit.
Team-Seite
Organisationsfunktion zur Festlegung der Datenaufbewahrung für jedes Team in den folgenden Kategorien: unterzeichnete Dokumente, E-Mail-Anhänge, Vorlagen und Textvorlagen.
Vorlage
Eine Datei, die in Ihrer Bibliothek hochgeladen und gespeichert wurde, aus der Dokumente erstellt und mehrfach an verschiedene Empfänger gesendet werden können.
Text-Tags
Speziell formatierter Text, der in Word- oder PDF-Dokumente eingefügt wird und den Legalesign beim Hochladen automatisch in Felder umwandeln kann.
Textvorlage
Eine Vorlage, die direkt aus HTML-Text generiert wird, ohne Verwendung einer zuvor vorhandenen Datei.
Design
Das Farbschema eines Teams, das in den Teameinstellungen von der Standardeinstellung geändert werden kann.
Zwei-Faktor-Authentifizierung / 2FA
Ein zusätzlicher Sicherheits-Schritt, bei dem ein Benutzer einen Verifizierungscode über eine Authentifikator-App eingeben muss, um sich in sein Konto einzuloggen.
Hochladen
Dateiübertragung in Legalesign, um sie als Vorlage zum Versenden von Dokumenten zu verwenden.
Benutzer
Jeder bei Legalesign registrierte Benutzer mit Team-Zugriff ist ein Benutzer. Man muss kein Benutzer sein, um Dokumente unterzeichnen zu können.
Gültig / Validieren
Eine Vorlage kann nur gesendet werden, wenn sie gültig ist, d. h. es gibt mindestens einen Empfänger, und wenn dieser Empfänger ein Unterzeichner ist, gibt es mindestens ein Unterschriftsfeld.
Web App / Plattform
Die Version von Legalesign, die Nutzern über die Webseite zugänglich ist.
Zeuge
Eine Rolle, die Empfängern zugewiesen werden kann. Bestätigt die Echtheit der Unterschrift eines Unterzeichners.
Workflow
Der Prozess des Erstellens, Verwaltens, Bearbeitens und Unterzeichnens von Dokumenten für Ihr Team oder Ihre Organisation. Workflows variieren zwischen Nutzern und Teams je nach deren spezifischen Anforderungen.
Um den Support zu kontaktieren, erstellen Sie ein neues Ticket unter support.legalesign.com ↗