Πρότυπα, πεδία και η ροή εργασίας προετοιμασίας
Πρότυπα και έγγραφα
Ένα πρότυπο βρίσκεται στη Βιβλιοθήκη σας και μπορεί να ξαναχρησιμοποιηθεί όσες φορές χρειαστείτε. Περιέχει το PDF, τα πεδία και τη δομή των συμμετεχόντων.
Ένα έγγραφο δημιουργείται από ένα πρότυπο όταν το στέλνετε. Έχει ενεργούς παραλήπτες, μια ροή υπογραφής σε εξέλιξη και τον δικό του κύκλο ζωής — ολοκληρωμένο, απορριφθέν, ληγμένο. Οι αλλαγές στο πρότυπο μετά την αποστολή δεν επηρεάζουν τα έγγραφα που είναι ήδη σε εξέλιξη.
Αυτή η διαχωριστική δομή σημαίνει ότι επενδύετε χρόνο στην προετοιμασία ενός προτύπου μία φορά, και στη συνέχεια το στέλνετε επανειλημμένα χωρίς να το ξαναδημιουργείτε κάθε φορά.
Τι κάνει η προετοιμασία προτύπου
Η προετοιμασία προτύπου είναι το βήμα ανάμεσα στην ανάρτηση ενός PDF και στην ικανότητά σας να το στείλετε. Στη σελίδα προετοιμασίας τοποθετείτε πεδία στο PDF και αναθέτετε κάθε πεδίο σε έναν συμμετέχοντα.
Μέχρι ένα πρότυπο να έχει τουλάχιστον ένα πεδίο υπογραφής ανατεθειμένο σε κάθε υπογράφοντα, δεν μπορεί να σταλεί. Τα πρότυπα που έχουν μόνο εγκριτές δεν απαιτούν πεδίο υπογραφής.
Πεδία και συμμετέχοντες
Κάθε πεδίο σε ένα πρότυπο ανήκει σε έναν συμμετέχοντα. Όταν τοποθετείτε ένα πεδίο, επιλέγετε σε ποιον συμμετέχοντα ανατίθεται — έναν συγκεκριμένο υπογράφοντα, έναν εγκριτή ή τον αποστολέα.
Κατά την αποστολή, κάθε θέση συμμετέχοντα συμπληρώνεται με ένα πραγματικό πρόσωπο (όνομα και email). Τα πεδία που έχουν ανατεθεί σε αυτόν τον συμμετέχοντα γίνονται δικά του για συμπλήρωση όταν λάβει το έγγραφο.
Αυτό σημαίνει ότι το ίδιο πρότυπο μπορεί να σταλεί σε διαφορετικά άτομα κάθε φορά χωρίς καμία αλλαγή στο ίδιο το πρότυπο.
Πεδία αποστολέα
Τα πεδία αποστολέα είναι μια ειδική κατηγορία. Αντί να συμπληρώνονται από έναν παραλήπτη, συμπληρώνονται από τον αποστολέα κατά την αποστολή — πριν αποσταλεί το έγγραφο.
Λειτουργούν όπως τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word: ορίζετε το πεδίο στο πρότυπο, και κάθε φορά που στέλνετε παρέχετε την τιμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα ισχυρό με την Μάζική Αποστολή — ένα μόνο πρότυπο συμβολαίου μπορεί να αποσταλεί σε εκατοντάδες παραλήπτες, με κάθε αντίγραφο προσωποποιημένο με διαφορετικό όνομα, τιμή ή διεύθυνση ακινήτου, όλα προερχόμενα από ένα CSV χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε νέο πρότυπο για κάθε ένα.
Οι τιμές των πεδίων αποστολέα τυπώνονται απευθείας στο PDF πριν φτάσει στους παραλήπτες.
Η ροή εργασίας προετοιμασίας στην πράξη
- Ανεβάστε ένα PDF στη Βιβλιοθήκη
- Ανοίξτε το για να μπείτε στη σελίδα Προετοιμασίας Προτύπου
- Τοποθετήστε πεδία για κάθε συμμετέχοντα — υπογράφοντες, εγκριτές, αποστολέας
- Διαμορφώστε τις ιδιότητες πεδίου όπως χρειάζεται (ετικέτες, σειρά, επικύρωση)
- Το πρότυπο είναι έτοιμο για αποστολή
Από εκείνο το σημείο, η αποστολή δημιουργεί ένα νέο έγγραφο κάθε φορά. Το πρότυπο παραμένει στη Βιβλιοθήκη χωρίς αλλαγές.