Οι τέσσερις ροές εργασίας ομαδοποίησης

Κατά την αποστολή εγγράφων σε παρτίδα για eSignature, δύο ρυθμίσεις ελέγχουν πώς οι υπογράφοντες λαμβάνουν και ολοκληρώνουν τα έγγραφα:

• Ακολουθιακή υπογραφή – οι παραλήπτες πρέπει να υπογράψουν σε ορισμένη σειρά εντός ενός εγγράφου.
• Επιβολή σειράς εγγράφων – αν τα έγγραφα σε μια παρτίδα πρέπει να ολοκληρώνονται ένα-ένα με σειρά.

Ο συνδυασμός αυτών των δύο ελέγχων παράγει τέσσερις πιθανές ροές εργασίας που καθορίζουν πώς οι παραλήπτες έχουν πρόσβαση στα έγγραφα και πότε λαμβάνουν ενημερωτικά email.

Η κατανόηση αυτών των συνδυασμών σάς βοηθά να επιλέξετε τη ροή εργασίας που ταιριάζει καλύτερα στη διαδικασία υπογραφής ή έγκρισής σας:

1. Επιβολή σειράς ΕΝΕΡΓΟ + Ακολουθιακή υπογραφή ΕΝΕΡΓΗ

Σε αυτή τη διαμόρφωση, επιβάλλεται τόσο η σειρά των εγγράφων όσο και η σειρά των υπογραφόντων. Αυτή είναι η πιο ελεγχόμενη ροή εργασίας, χρήσιμη όταν τα έγγραφα πρέπει να ακολουθούν αυστηρή αλληλουχία έγκρισης, αλλά σημαίνει ότι είναι και η πιο αργή ροή εργασίας.

Παράδειγμα ροής εργασίας:

• Υπογράφων Α → Έγγραφο 1
• Υπογράφων Β → Έγγραφο 1
• Υπογράφων Α → Έγγραφο 2
• Υπογράφων Β → Έγγραφο 2

1. Ο Υπογράφων Α λαμβάνει email για το Έγγραφο 1.
2. Μετά την υπογραφή, ο Υπογράφων Β λαμβάνει email για το Έγγραφο 1.
3. Μόλις το Έγγραφο 1 ολοκληρωθεί πλήρως, ξεκλειδώνει το Έγγραφο 2.
4. Ο Υπογράφων Α λαμβάνει email για το Έγγραφο 2.
5. Μετά την υπογραφή, ο Υπογράφων Β λαμβάνει email για το Έγγραφο 2.

2. Επιβολή σειράς ΑΝΕΝΕΡΓΟ + Ακολουθιακή υπογραφή ΑΝΕΝΕΡΓΗ

Αυτή η διαμόρφωση έχει μία πλήρως παράλληλη ροή εργασίας όπου όλα τα έγγραφα είναι διαθέσιμα αμέσως και οι παραλήπτες μπορούν να υπογράψουν άμεσα. Οι παραλήπτες μπορούν επίσης να υπογράψουν οποιοδήποτε έγγραφο με οποιαδήποτε σειρά. Αυτή είναι η ταχύτερη και πιο ευέλικτη ροή εργασίας.

Παράδειγμα ροής εργασίας:

Υπογράφων Α & Υπογράφων Β → Έγγραφο 1 & Έγγραφο 2

1. Και οι δύο υπογράφοντες λαμβάνουν ένα email με λίστα όλων των εγγράφων.
2. Μπορούν να ολοκληρώσουν οποιοδήποτε έγγραφο με οποιαδήποτε σειρά.
3. Η παρτίδα ολοκληρώνεται όταν όλα τα έγγραφα έχουν ολοκληρωθεί.

3. Επιβολή σειράς ΕΝΕΡΓΟ + Ακολουθιακή υπογραφή ΑΝΕΝΕΡΓΗ

Αυτή η διαμόρφωση επιβάλλει τη σειρά των εγγράφων, αλλά οι παραλήπτες εντός κάθε εγγράφου μπορούν να υπογράψουν παράλληλα. Αυτή η ροή εργασίας είναι χρήσιμη όταν τα Έγγραφα πρέπει να ολοκληρώνονται με σειρά, αλλά η σειρά των Υπογραφόντων δεν έχει σημασία.

Παράδειγμα ροής εργασίας:

• Υπογράφων Α & Υπογράφων Β → Έγγραφο 1
• Υπογράφων Α & Υπογράφων Β → Έγγραφο 2

1. Ο Υπογράφων Α και ο Υπογράφων Β λαμβάνουν και οι δύο το Έγγραφο 1.
2. Υπογράφουν ανεξάρτητα.
3. Μόλις το Έγγραφο 1 ολοκληρωθεί πλήρως, ξεκλειδώνει το Έγγραφο 2.
4. Και οι δύο υπογράφοντες λαμβάνουν το Έγγραφο 2.
5. Μετά την υπογραφή και από τους δύο, το Έγγραφο 2 ολοκληρώνεται πλήρως.

4. Επιβολή σειράς ΑΝΕΝΕΡΓΟ + Ακολουθιακή υπογραφή ΕΝΕΡΓΗ

Σε αυτή τη ρύθμιση, τα έγγραφα δεν χρειάζεται να ολοκληρώνονται με σειρά, αλλά κάθε έγγραφο εξακολουθεί να επιβάλλει τη σειρά υπογραφής.

Παράδειγμα ροής εργασίας:

• Υπογράφων Α → Έγγραφο 1 Ή Έγγραφο 2
• Υπογράφων Β → Έγγραφο 1 Ή Έγγραφο 2

1. Ο Υπογράφων Α λαμβάνει πρόσβαση και στα δύο έγγραφα αμέσως.
2. Ο Υπογράφων Α υπογράφει το Έγγραφο 1 ή 2 με οποιαδήποτε σειρά.
3. Ο Υπογράφων Β λαμβάνει τα Έγγραφα καθώς υπογράφονται.
4. Ο Υπογράφων Β υπογράφει και ολοκληρώνει το έγγραφο με οποιαδήποτε σειρά.

Η πρόοδος των Παρτίδων μπορεί να παρακολουθείται στη σελίδα Λεπτομερειών τους και μπορούν επίσης να αποστέλλονται Χειροκίνητες Υπενθυμίσεις στους Παραλήπτες για να παρακαμφθούν οι κανόνες σειράς και να σταλεί το έγγραφο στους Παραλήπτες για ολοκλήρωση.

Σχετικές σελίδες εργασιών

• Ομαδοποίηση, Πολυαποστολή και Μαζική Αποστολή
• Ομαδοποίηση Εγγράφων Μαζί
• Ακολουθιακή ή ταυτόχρονη υπογραφή