Ομαδική Αποστολή Εγγράφων
Όταν χρειάζεται να στείλετε στους παραλήπτες πολλαπλά έγγραφα, στείλτε τα όλα μαζί χρησιμοποιώντας Ομάδες (Batches). Αυτό δημιουργεί ένα πακέτο (ή φάκελο) εγγράφων για τους παραλήπτες σας.
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα (batch):
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή (Send) στα αριστερά της οθόνης σας.
-
Επιλέξτε 'Standard Send' στο αναδυόμενο παράθυρο.
-
Επιλέξτε όλα τα Πρότυπα (Templates) που χρειάζεστε για την Ομάδα (Bach) (Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα αργότερα).
-
Κάντε κλικ στο 'Add Templates' για να επισκεφθείτε τη σελίδα επιλογών Multi-Send.
-
Κάντε κλικ στο "Add as a Batch".
-
Δώστε στην ομάδα σας ένα μοναδικό όνομα για να τη βρείτε πιο εύκολα αργότερα.
-
Κάντε κλικ στο 'Enforce ordering' για να αναγκάσετε τους υπογράφοντες να υπογράψουν με συγκεκριμένη σειρά.
-
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο 'Confirm'.
-
Εισάγετε όλα τα απαιτούμενα πεδία αποστολέα, πλοηγώντας ανάμεσα στα Πρότυπα μέσω των καρτελών.
-
Κάντε κλικ στο 'Save as a Draft' για να αποθηκεύσετε την Ομάδα αν θέλετε να την στείλετε ξανά αργότερα.
-
Συμπληρώστε τα στοιχεία του Παραλήπτη για κάθε Πρότυπο.
-
Όταν είστε έτοιμοι, απλώς κάντε κλικ στο 'Send' για να στείλετε την Ομάδα σας στους Παραλήπτες.
Επιλογές Multi-Send
Το αναδυόμενο παράθυρο Επιλογών Multi-send σας επιτρέπει να προσαρμόσετε διάφορες ρυθμίσεις στην εμπειρία της Ομάδας ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Μπορείτε να επιλέξετε 'Enforce Ordering' αν απαιτείτε οι Συμμετέχοντες να υπογράψουν τα έγγραφα με συγκεκριμένη σειρά, οπότε κανείς δεν θα μπορεί να προχωρήσει στο επόμενο έγγραφο μέχρι όλοι οι συμμετέχοντες να ολοκληρώσουν το προηγούμενο.
Η σειρά των εγγράφων αποφασίζεται από τη θέση τους στη λίστα των ενεργών εγγράφων. Η μεταφορά και απόθεση των εγγράφων στη λίστα θα αλλάξει αυτή τη σειρά.
Στις επιλογές Multi-send μπορείτε επίσης να καθορίσετε πώς τα ολοκληρωμένα έγγραφα αποστέλλονται με email στον Αποστολέα και στους Συμμετέχοντες.
Μπορείτε να αποφασίσετε ότι τελικά δεν απαιτείται Ομαδοποίηση (Batching), οπότε μπορείτε να απενεργοποιήσετε το 'Send as a Batch' και τα ομαδοποιημένα έγγραφα θα αποσταλούν ξεχωριστά σε ειδοποιητικά email.
Μόλις αποσταλεί μια Ομάδα, θα μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό της επισκεπτόμενοι την καρτέλα 'Batches' στον Πίνακα Ελέγχου (Dashboard).
Για να κατανοήσετε πώς αλληλεπιδρούν το Enforce Ordering και το Sequential Signing, δείτε Οι Τέσσερις Ροές Εργασίας Ομαδοποίησης.