GDPR - Πώς να ορίσετε την διατήρηση δεδομένων

Κάθε τύπος εγγράφου που ανεβάζετε ή δημιουργείτε μέσω του Legalesign έχει μια πολιτική διατήρησης δεδομένων που του ανατίθεται και μπορείτε να τις ορίσετε είτε σε επίπεδο ομάδας είτε σε επίπεδο εγγράφου.

Στιγμιότυπο τεκμηρίωσης Μεταβείτε στον μικρό ιστότοπο Οργάνωσης και κάντε κλικ στο "Διατήρηση δεδομένων" στη στήλη αριστερά.

Θα δείτε μια λίστα με όλες τις ομάδες σας. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία" μιας από τις ομάδες και θα δείτε τις ρυθμίσεις διατήρησης δεδομένων για κάθε τύπο εγγράφου: αποσταλμένα & υπογεγραμμένα έγγραφα, συνημμένα email, τις μεταφορτώσεις PDF/Word και πρότυπα κειμένου.

Για κάθε τύπο εγγράφου μπορείτε να ορίσετε την προεπιλεγμένη περίοδο διατήρησης δεδομένων μέσα σε αυτή την ομάδα, για έως και 99 χρόνια.

Όλα τα γεγονότα διαγραφής καταγράφονται στην ενότητα "Διαγραφή δεδομένων" των ιστοσελίδων της Οργάνωσης. Τα αρχεία αφαιρούνται οριστικά ενώ οι εγγραφές της βάσης δεδομένων καθαρίζονται (αν και παραμένει η εγγραφή ότι υπήρχε μια εγγραφή).

Επειδή τα δεδομένα (και ενδεχομένως προσωπικά δεδομένα) αποθηκεύονται τόσο στην εγγραφή της βάσης δεδομένων (για παράδειγμα, δεδομένα πεδίων) όσο και στο αρχείο εγγράφου, όλα διαγράφονται.