Σήμανση ως ολοκληρωμένο
Ένα έγγραφο θα πρέπει να Σημανθεί ως Ολοκληρωμένο μόνο εάν ένας υπογράφων έχει εκτυπώσει και συμπληρώσει το έγγραφο χρησιμοποιώντας υπογραφή "με μελάνι" και τώρα πρέπει να συμφιλιωθούν και οι δύο εκδόσεις του εγγράφου.
Εάν κάποιος άλλος παραλήπτης έχει υπογράψει ηλεκτρονικά το έγγραφο ή χρειάζεστε αντίγραφο του εγγράφου στην τρέχουσα κατάσταση, κατεβάστε το Προκαταρκτικό PDF άμεσα, καθώς δεν θα είναι πλέον διαθέσιμο μόλις σημειωθεί ως ολοκληρωμένο. Εάν κανένας παραλήπτης δεν έχει υπογράψει ηλεκτρονικά το έγγραφο, τότε αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο.
Όταν λάβετε την έκδοση του εγγράφου υπογεγραμμένη με μελάνι· σαρώστε και ανεβάστε το στη συσκευή σας. Έπειτα φυλάξτε τις δύο φυσικές εκδόσεις του εγγράφου μαζί για τα αρχεία σας.
Μπορείτε τώρα να σημειώσετε την ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου ως ολοκληρωμένη. Τα έγγραφα μπορούν να Σημανθούν ως Ολοκληρωμένα στον Πίνακα Ελέγχου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ✓ στα δεξιά της κάρτας του Εγγράφου.
Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο "Σήμανση ως Ολοκληρωμένο" με ένα αναπτυσσόμενο μενού που προσφέρει δύο επιλογές:
"Ναι, έχω PDF αντίγραφο προς ανέβασμα" -- Η μεταφόρτωση νέας έκδοσης του Εγγράφου θα διαγράψει την παλιά έκδοση. Επιλέξτε αυτή την επιλογή μόνο αν δεν είναι απαραίτητο να διατηρήσετε την ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου.
"Όχι, δεν έχω αντίγραφο για ανέβασμα" - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να κρατήσετε την ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου. Θα χρειαστεί να δώσετε γραπτή εξήγηση για το λόγο που δεν μπορείτε να παρέχετε τη νέα έκδοση του εγγράφου.
"Αποστολή στο Αρχείο" -- Αυτή η επιλογή είναι μαρκαρισμένη ως προεπιλογή. Μόλις αποθηκευτεί, το έγγραφό σας θα παραμείνει προσβάσιμο στο Αρχείο Εγγράφων. Εάν δεν αποθηκεύσετε το έγγραφο, θα παραμείνει στον πίνακα ελέγχου σας.
Έπειτα κάντε κλικ στο "Σήμανση ως Υπογεγραμμένο" για να ολοκληρώσετε το έγγραφο.
Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να σαρώσετε και να ανεβάσετε το έγγραφο με μελάνι, να αντιγράψετε τα πεδία και τις ρυθμίσεις από το αρχικό έγγραφο, και στη συνέχεια να το στείλετε στους άλλους υπογράφοντες. Αυτό διασφαλίζει ότι υπάρχει μόνο ένα αντίγραφο του εγγράφου, το οποίο είναι πλήρως πιστοποιημένο και αποθηκευμένο ψηφιακά.
Εάν χρειάζεται να σημειώσετε ως ολοκληρωμένο έναν μεμονωμένο Παραλήπτη μέσα σε ροή εργασίας με πολλούς υπογράφοντες (και όχι ολόκληρο το Έγγραφο), δείτε Σήμανση Παραλήπτη ως ολοκληρωμένου.
Εάν απλώς θέλετε να αφαιρέσετε ένα έγγραφο επειδή δεν είναι πλέον έγκυρο, μπορείτε να το κάνετε στον Πίνακα Ελέγχου. Τα Αφαιρεμένα Έγγραφα μπορούν ακόμα να προσπελαστούν από το Αρχείο Εγγράφων.
