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Participantes, Roles, Destinatarios y tipos de flujo de trabajo

Participantes, Roles y Destinatarios​

Esta es una distinción clave en Legalesign:

  • Participantes se definen en una plantilla. Son los espacios que describen quién participa — por ejemplo, "Parte 1", "Parte 2", "Parte 1 – Testigo". Los participantes pertenecen a la plantilla y se reutilizan cada vez que se envía esa plantilla.

  • Roles describen lo que hace un Participante. Cada Participante tiene un Rol: Firmante, Aprobador o Testigo. El Rol determina qué debe hacer la persona cuando recibe el documento.

  • Destinatarios son las personas reales a quienes se envía un documento. Cuando envías un documento, asignas una persona real (nombre, correo electrónico) a cada Participante. El Destinatario es quién recibe el documento para firmar, aprobar o testificar.

En resumen: una plantilla tiene Participantes, cada Participante tiene un Rol, y cuando envías el documento cada Participante se convierte en un Destinatario.

Roles principales de Participantes​

Firmante​

Un Firmante es un Participante que firma el documento. La mayoría de los flujos de trabajo se construyen alrededor de uno o más Firmantes.

Aprobador​

Un Aprobador revisa o aprueba el documento pero no necesita un campo de firma. Los Aprobadores pueden ser el único Participante o parte de un flujo más amplio.

Testigo​

Un Testigo está vinculado a un Firmante y confirma que la firma se realizó de manera apropiada. Los Testigos se usan cuando el flujo de trabajo o el contexto legal los requieren.

Remitente​

El Remitente prepara y envía el documento. Los campos del Remitente permiten que este llene valores en el momento de envío sin cambiar la plantilla subyacente.

Tipos de flujo de trabajo​

Flujos de trabajo de un solo Destinatario​

Los flujos de trabajo más simples. Un Firmante o Aprobador recibe el documento y actúa sobre él.

Flujos de trabajo de múltiples Destinatarios​

Varios Firmantes, Aprobadores o Testigos participan en el mismo flujo de documento. La plantilla define quién está involucrado y qué debe hacer cada Participante.

Flujos de trabajo secuenciales​

Los Destinatarios actúan uno tras otro. El siguiente Destinatario no puede proceder hasta que el Destinatario anterior haya completado su parte.

Flujos de trabajo simultáneos​

Los Destinatarios pueden actuar independientemente al mismo tiempo. Esto es útil cuando el orden no es importante.

Controles especiales de flujo de trabajo​

Destinatarios vinculados​

Los Destinatarios vinculados se usan cuando el comportamiento de los Destinatarios necesita mantenerse coordinado dentro del mismo flujo del documento.

Permitir que el Destinatario anterior decida​

Esta opción es útil cuando un Destinatario — a menudo un Firmante o Testigo — no se conoce en el momento del envío. El Destinatario anterior proporciona los detalles faltantes durante el flujo de trabajo.

Reasignar y rechazar​

Dependiendo de la configuración de experiencia de firma, se puede permitir que los Destinatarios reasignen un documento a otra persona, o que lo rechacen en lugar de completarlo.

Cuándo el diseño de roles es más importante​

El diseño de roles tiene el mayor impacto cuando:

  • el documento involucra Testigos o Aprobadores
  • el orden importa
  • los detalles del Destinatario no se conocen completamente de antemano
  • necesitas diferentes experiencias de firma para diferentes Destinatarios

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