Plantillas, campos y el flujo de trabajo de preparación
Plantillas y documentos
Una plantilla vive en tu Biblioteca y puede reutilizarse tantas veces como necesites. Contiene el PDF, los campos y la estructura de participantes.
Un documento se crea a partir de una plantilla cuando envías. Tiene destinatarios activos, un flujo de trabajo de firma en progreso y su propio ciclo de vida — completado, rechazado, expirado. Los cambios en la plantilla después de enviar no afectan a los documentos que ya están en progreso.
Esta separación significa que inviertes tiempo preparando una plantilla una vez, luego envías desde ella repetidamente sin reconstruirla cada vez.
Qué hace la preparación de plantillas
La preparación de plantillas es el paso entre subir un PDF y poder enviarlo. En la página de preparación colocas campos sobre el PDF y asignas cada campo a un participante.
Hasta que una plantilla no tenga al menos un campo de firma asignado a cada firmante, no puede enviarse. Las plantillas que solo tienen aprobadores no requieren un campo de firma.
Campos y participantes
Cada campo en una plantilla pertenece a un participante. Cuando colocas un campo eliges a qué participante se asigna — un firmante específico, un aprobador o el remitente.
En el momento de enviar, cada espacio para participante se llena con una persona real (nombre y correo electrónico). Los campos asignados a ese participante pasan a ser su responsabilidad para completar cuando recibe el documento.
Esto significa que la misma plantilla puede enviarse a personas diferentes cada vez sin hacer ningún cambio en la propia plantilla.
Campos del remitente
Los campos del remitente son una categoría especial. En lugar de ser completados por un destinatario, los llena el remitente al enviar — antes de que el documento sea enviado.
Funcionan como los campos de combinación de correspondencia en Word: defines el campo en la plantilla y cada vez que envías entregas el valor. Esto es especialmente potente con Envío Masivo — una sola plantilla de contrato puede enviarse a cientos de destinatarios, cada copia personalizada con un nombre, precio o dirección de propiedad diferentes, todo desde un CSV sin crear una nueva plantilla para cada uno.
Los valores de los campos del remitente se imprimen directamente en el PDF antes de que llegue a los destinatarios.
El flujo de trabajo de preparación en la práctica
- Sube un PDF a la Biblioteca
- Ábrelo para entrar en la página de Preparación de Plantilla
- Coloca campos para cada participante — firmantes, aprobadores, remitente
- Configura las propiedades de los campos según sea necesario (etiquetas, orden, validación)
- La plantilla está lista para enviar
A partir de ese momento, enviar crea un documento nuevo cada vez. La plantilla permanece en la Biblioteca sin cambios.