Los cuatro flujos de trabajo de agrupamiento

Al enviar documentos en lote para eSignature, dos configuraciones controlan cómo los signatarios reciben y completan los documentos:

• Firma secuencial – los destinatarios deben firmar en un orden definido dentro de un documento.
• Aplicar orden de documentos – si los documentos en un lote deben completarse uno por uno en orden.

Combinar estos dos controles produce cuatro posibles flujos de trabajo que determinan cómo los destinatarios acceden a los documentos y cuándo reciben los correos electrónicos de notificación.

Comprender estas combinaciones te ayuda a elegir el flujo de trabajo que mejor se adapta a tu proceso de firma o aprobación:

1. Aplicar orden ACTIVADO + Firma secuencial ACTIVADA

En esta configuración, se hace cumplir tanto el orden de los documentos como el orden de los signatarios. Este es el flujo de trabajo más controlado, útil cuando los documentos deben seguir una secuencia estricta de aprobación, pero también significa que es el flujo de trabajo más lento.

Ejemplo de flujo de trabajo:

• Signatario A → Documento 1
• Signatario B → Documento 1
• Signatario A → Documento 2
• Signatario B → Documento 2

1. El Signatario A recibe el correo para el Documento 1.
2. Después de firmar, el Signatario B recibe el correo para el Documento 1.
3. Una vez que el Documento 1 está completamente terminado, se desbloquea el Documento 2.
4. El Signatario A recibe el correo para el Documento 2.
5. Después de firmar, el Signatario B recibe el correo para el Documento 2.

2. Aplicar orden DESACTIVADO + Firma secuencial DESACTIVADA

Esta configuración tiene un flujo de trabajo completamente paralelo en el cual todos los documentos están disponibles de inmediato y los destinatarios pueden firmar de inmediato. Los destinatarios también pueden firmar cualquier documento en cualquier orden. Este es el flujo de trabajo más rápido y flexible.

Ejemplo de flujo de trabajo:

Signatario A y Signatario B → Documento 1 y Documento 2

1. Ambos signatarios reciben un correo con la lista de todos los documentos.
2. Pueden completar cualquier documento en cualquier orden.
3. El lote termina cuando todos los documentos están completados.

3. Aplicar orden ACTIVADO + Firma secuencial DESACTIVADA

Esta configuración hace cumplir el orden de los documentos, pero los destinatarios dentro de cada documento pueden firmar en paralelo. Este flujo de trabajo es útil cuando los documentos deben completarse en orden pero el orden de los signatarios no importa.

Ejemplo de flujo de trabajo:

• Signatario A y Signatario B → Documento 1
• Signatario A y Signatario B → Documento 2

1. El Signatario A y el Signatario B reciben ambos el Documento 1.
2. Firman de manera independiente.
3. Una vez que el Documento 1 está completamente terminado, se desbloquea el Documento 2.
4. Ambos signatarios reciben el Documento 2.
5. Después de que ambos hayan firmado, el Documento 2 queda completamente terminado.

4. Aplicar orden DESACTIVADO + Firma secuencial ACTIVADA

En esta configuración, los documentos no necesitan completarse en orden, pero cada documento aún hace cumplir la secuencia de signatarios.

Ejemplo de flujo de trabajo:

• Signatario A → Documento 1 O Documento 2
• Signatario B → Documento 1 O Documento 2

1. El Signatario A recibe acceso a ambos documentos de inmediato.
2. El Signatario A firma el Documento 1 o 2 en cualquier orden.
3. El Signatario B recibe los documentos a medida que se firman.
4. El Signatario B firma y completa el documento en cualquier orden.

El progreso de los Lotes puede monitorearse en su página de Detalles y también se pueden enviar Recordatorios Manuales a los destinatarios para romper las reglas de orden y enviar el documento a los destinatarios para su finalización.

Páginas de tareas relacionadas

• Agrupamiento, Envío múltiple, y Envío masivo
• Agrupar documentos juntos
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