Glosario de Legalesign
Esta página definirá términos comunes que se usan en la plataforma Legalesign.
Cuenta
El servicio suscrito al que una empresa tiene acceso. Cada Cuenta tiene una Organización a través de la cual se gestiona el sistema.
Propietario de la Cuenta
Individuo con control total sobre una Organización y la Facturación. Solo hay un Propietario de Cuenta por Organización.
Aprende más sobre Organización.
Acción
Los pasos necesarios que un Destinatario debe realizar para completar un documento, por ejemplo: testificar, aprobar, firmar, ingresar información, etc.
Administrador
El nivel de permiso más alto en un Equipo, que permite a un usuario agregar o eliminar otros usuarios, cambiar la configuración del Equipo y acceder a toda la información disponible dentro de un Equipo.
Firma Electrónica Avanzada / AdES
Una Firma Electrónica que cumple con los siguientes requisitos:
Todas las firmas electrónicas enviadas por Legalesign son AdES por defecto.
Aprende más sobre Firma Electrónica.
Aplicación Agent
Una aplicación de firma, optimizada para tablets y dispositivos portátiles, con capacidad de firma sin conexión.
Declaraciones de Acuerdo / Afirmaciones del Firmante
Declaraciones que un Destinatario debe aceptar para proceder al documento. Un ejemplo de una declaración de Acuerdo es: "Entiendo que aceptar los términos de este documento crea una obligación legal vinculante."
App1
Versión 3 de la aplicación web de Legalesign reemplazada por Console.
Aprobador
Un Rol que puede asignarse a los Destinatarios. Da aprobación antes de que un Documento pueda completarse. Los aprobadores pueden ser el único destinatario o añadidos a un flujo de trabajo más grande (pre, medio o post). Los aprobadores también pueden ser asignados a campos de Destinatario para completar.
Archivo
Almacenamiento a largo plazo para Documentos y Plantillas completados/eliminados.
Archivo Automático
Configuración para archivar automáticamente una Plantilla después de que se ha usado para crear y enviar un Documento.
Experiencia Base
La configuración estándar de correo electrónico, firma y ajustes de descarga que encuentran los destinatarios. Disponible por defecto para cada nuevo equipo.
Aprende más sobre Experiencias.
Lote
Un grupo de documentos enviados como parte de un Envío por Lote, para que los destinatarios puedan pasar sin problemas de un documento a otro.
Envío por Lote / Agrupación
Método para enviar múltiples documentos a destinatarios con un solo enlace de firma que proporciona acceso a todos los documentos.
Aprende más sobre Agrupación.
Facturación CC
Un destinatario de correo electrónico adicional que recibe facturas y otras notificaciones de facturación junto con el Propietario de la Cuenta y que está autorizado para realizar cambios en la facturación y autorizar compras.
Página de Facturación
La página para gestionar facturas, pagos y cambiar el plan de suscripción de una Cuenta.
Aprende más sobre Configuración de la Organización.
CCES / Firma Electrónica Certificada por el Abogado de la Transmisión
Un método de aplicación de firmas electrónicas adecuado para su uso en documentos de trasmisión en Inglaterra y Gales según lo especificado por HM Land Registry. CCES requiere verificación por SMS para todos los firmantes y sus testigos, y que el abogado actúe como Aprobador estableciendo la fecha inmediatamente antes de la ejecución final del documento.
Aprende más sobre Firma Electrónica Certificada por el Abogado de la Transmisión.
Certificación
Aplicada a documentos después de la finalización. Una forma de encriptación que asegura que un documento final sea a prueba de manipulaciones. Los certificados son internos al archivo PDF y se auto prueban.
Completar
El punto en el que un Documento se ejecuta y ya no puede ser modificado. Todos los destinatarios deben haber actuado sobre un documento para que se complete.
Console
Versión 4 de la aplicación web de Legalesign y la versión actual, con una experiencia de usuario mejorada y características adicionales.
Contacto
El nombre, apellido, dirección de correo electrónico y (opcionalmente) número de teléfono móvil guardados de un Destinatario que puede seleccionarse desde la Libreta de Contactos en la página de Enviar. Un contacto se crea automáticamente cuando se envía un correo a un nuevo Destinatario. Los contactos pueden agregarse, editarse o eliminarse en la página de Contactos.
Panel de Control
Página principal que muestra documentos en progreso y recientemente completados.
Eliminación de Datos
Función de la Organización para eliminar documentos específicos o todos los documentos dentro de un período de tiempo designado.
Aprende más sobre Configuración de la Organización.
Extensión de Datos
Función de la Organización para extender la vida útil de un documento específico o todos los documentos dentro de un período de tiempo designado.
Aprende más sobre Configuración de la Organización.
Bloqueo de Dispositivo
Función de Experiencias que obliga al Firmante y su Testigo designado a usar el mismo dispositivo y sesión de firma para actuar sobre un Documento.
Enlace Directo
Un enlace URL que proporciona acceso a un Documento alojado en una página web pública. El Documento completado es enviado en un correo de notificación tanto al Firmante como al creador del Enlace Directo. Cualquier persona con acceso a un enlace puede seguirlo para completar y firmar una nueva versión del Documento.
Documento
Un archivo creado a partir de una Plantilla y enviado a los Destinatarios para firmar, aprobar o testificar. Un Documento representa una transacción específica: una vez enviado, se rastrea el progreso de cada Participante hasta la finalización. Se pueden crear y enviar múltiples Documentos desde la misma Plantilla.
Borradores
Páginas de envío pre-preparadas guardadas con contactos y/o detalles añadidos para ahorrar tiempo al enviar. Esto puede usarse para documentos por lotes o envíos múltiples así como envíos estándar.
Firma Electrónica / eSignature
Datos que se adhieren a un documento para aceptar su contenido o para atestiguar la conformidad de otro destinatario. Equivalente digital a la firma con pluma y tinta.
Mensajes de Correo Electrónico
Mensaje personalizado en el primer correo enviado a los Participantes. Esto puede guardarse y reutilizarse múltiples veces o enviarse solo una vez.
Marcador de Posición de Correo Electrónico
Texto que puede ser ingresado en el cuerpo de un Correo de Notificación para personalizar automáticamente su contenido al enviar un documento.
Orden Forzado
Configuración de lote que obliga a que todos los documentos sean firmados en un orden específico por todos los participantes. Cada documento debe ser completado por todos los participantes antes de que cualquiera pueda avanzar al siguiente documento del lote.
Esto puede activarse o desactivarse.
Sobre
En Legalesign, un "sobre" se denomina "lote".
Experiencias
Una configuración de correo electrónico, firma y ajustes de descarga que puede aplicarse a nivel de destinatario o equipo. Por ejemplo, usar inglés para el Destinatario 1 y francés para el Destinatario 2.
Lee más sobre experiencias de firma personalizadas.
Campos
Una pequeña casilla añadida a una Plantilla para permitir introducir datos en un Documento, por ejemplo: correo electrónico, número, desplegable, carga de archivo, etc. Las firmas también se añaden usando un campo específico.
Orden de Campos
Secuencia numerada que guía a los destinatarios y al remitente a través del documento. El Orden de Campos se aplica tanto a Campos del Remitente como a Campos del Firmante.
Validación de Campos
Restricción en el formato de información aceptada en un Campo del Documento.
GDPR / Reglamento General de Protección de Datos
Una regulación sobre privacidad de la información en la UE, EEE y Reino Unido. GDPR regula el uso legal de los datos personales.
Biblioteca
Página para almacenar Plantillas actualmente activas.
Logotipo
Un archivo de imagen subido por un Usuario en Experiencias para mostrarse en Correos de Notificación y/o Páginas de Firma.
Validación a Largo Plazo
La validación a largo plazo es una función de Certificación de PDF que permite que las firmas digitales sigan siendo válidas incluso después de que el certificado expire. Véase también Certificación de PDF.
Multi Doc / Envío Múltiple
Método para enviar múltiples documentos a uno o más destinatarios al mismo tiempo. Todos los documentos se envían por separado. Véase Agrupación para saber cómo enviar un grupo de documentos con un solo enlace de firma.
Autenticación Multifactor
Véase: Autenticación de Dos Factores / 2FA
Correo de Notificación
Un correo enviado desde Legalesign a los destinatarios. Usualmente para proporcionar un enlace de firma o para ofrecer una copia PDF del documento completado al final de un flujo de trabajo.
Organización
El contenedor general que incluye todos tus Equipos, solo hay una Organización por cuenta. Si solo controlas un Equipo, aún tienes una Organización.
Configuración de la Organización
Sección que te permite acceder o personalizar características que afectan a toda tu Organización. Esas características son: Usuarios de la Organización, página de Equipos, página de Facturación, Detener Procesamiento, Eliminación de Datos y Extensión de Datos. Estas características permiten que tu Organización cumpla con regulaciones de privacidad de datos como GDPR.
Lee más sobre tu Organización.
Usuarios de la Organización
Característica de la Organización que permite otorgar acceso a Usuarios designados a la configuración de la Organización o características específicas dentro de esta configuración.
Participante
Un Participante es un remitente, firmante, testigo o aprobador en relación con la preparación de una Plantilla.
Configuración Personal
Configuraciones que afectan solo a tu cuenta de usuario y a ninguna otra, por ejemplo: detalles de perfil, cambiar contraseña, configuraciones de autenticación de dos factores, preferencias de usuario.
Preajustes
Elementos personalizables de Legalesign. Hay cuatro Preajustes: Experiencias, Mensajes de correo, Programas de recordatorio y Archivos adjuntos estáticos.
Destinatario
Cualquier persona que accede a un documento para firmar, testificar, aprobar o revisarlo. Los destinatarios se designan por su dirección de correo electrónico (y opcionalmente un número de teléfono).
Campo de Destinatario
Campos que debe completar un Destinatario tras recibir un Documento. (Como se designa en la página Editar Plantilla).
Recordatorio
Correo de notificación para alertar a un Destinatario que un documento necesita ser completado, viene con un nuevo Enlace de Firma para dar acceso inmediato al documento.
Programa de Recordatorios
Secuencia temporizada de correos de notificación enviados después de la creación del Documento para ayudar a asegurar la finalización. Los programas de recordatorios pueden configurarse y guardarse dentro de Preajustes.
Informes
Función de Configuración de Equipo para generar estadísticas sobre la actividad de Documentos dentro de un Equipo. Incluye: recuento de envíos, tasa de finalización, tasas de respuesta, tiempo para firmar y más.
Revisor
Alguien sin un Rol que recibe una copia del documento por correo electrónico después de la finalización.
Rol
Un Rol determina cómo una persona interactúa con un documento. Hay cuatro Roles diferentes: Remitente, Firmante, Testigo y Aprobador.
Remitente
El usuario de Legalesign que completa los Campos del Remitente y luego envía el documento.
Campo del Remitente
Campos que debe completar el Remitente al enviar un Documento.
Firma Secuencial
Proceso de firma para múltiples Destinatarios en el cual cada Destinatario recibe el Enlace de Firma después de que el destinatario anterior haya actuado sobre el documento. Si está desactivado, todos los Destinatarios recibirán simultáneamente sus Enlaces de Firma.
Firmante
Un Rol que puede asignarse a los Destinatarios. Firma un documento para completarlo.
Enlace de Firma
El enlace que dirige a un Destinatario a la Página de Firma. Los Enlaces de Firma son por defecto de un solo uso.
Página de Firma
La página web segura en línea a la que se dirige a Firmantes y otros Destinatarios para completar un Documento.
Verificación por SMS
Parte del proceso de firma, un mensaje de texto SMS enviado al teléfono móvil de un Destinatario para verificar su identidad y permitir el acceso a la página de firma.
Envío Estándar
Método básico para enviar un solo Documento a uno o más Destinatarios.
Archivos Adjuntos Estáticos
Una biblioteca para archivos PDF que pueden luego adjuntarse a correos de notificación recibidos por los destinatarios (primer correo a Destinatarios y Recordatorios).
Detener Procesamiento
Función de la Organización que restringe que destinatarios de correo específicos sean contactados. Se pueden agregar o eliminar nuevas direcciones de esta lista.
Etiqueta
Etiqueta adjunta a Plantillas para ayudar en la organización de Plantillas en la Biblioteca.
Equipo
El contenedor digital seguro en Legalesign dentro del cual puedes crear, preparar y enviar documentos, y almacenar documentos y plantillas completados. Una Cuenta puede tener múltiples equipos y los Usuarios pueden segregarse en diferentes Equipos para proteger el acceso a la información.
Bandeja de Entrada del Equipo
Función de Configuración de Equipo para permitir que todos los documentos completados se reenvíen automáticamente a una dirección de correo electrónico previamente designada.
Configuración del Equipo
Configuraciones que afectan a un Equipo en particular y a ningún otro. Las configuraciones del Equipo pueden ser cambiadas o gestionadas por cualquier Usuario Administrador que sea miembro del Equipo. Las siguientes son configuraciones del Equipo: Nombre del grupo, Tema, Usuarios, Contactos, Entrega de correo, Informes, Plantillas, Opciones de envío, Bandeja de entrada del equipo, Seguridad PDF.
Página de Equipos
Función de la Organización para configurar la retención de datos para cada Equipo en cada una de las siguientes categorías: Documentos firmados, Archivos adjuntos de correo, Plantillas y Plantillas de texto.
Plantilla
Un archivo subido y almacenado en tu Biblioteca desde el cual se pueden crear y enviar Documentos múltiples veces para diferentes Destinatarios.
Etiquetas de Texto
Texto especialmente formateado insertado en documentos Word o PDF que Legalesign puede convertir automáticamente en Campos durante la carga.
Plantilla de Texto
Una Plantilla generada directamente desde texto HTML sin el uso de un archivo previamente existente.
Tema
El esquema de colores de un Equipo que puede cambiarse desde el predeterminado en Configuración del Equipo.
Autenticación de Dos Factores / 2FA
Un paso de seguridad adicional que requiere que un usuario introduzca un código de verificación mediante una aplicación autenticadora para iniciar sesión en su cuenta.
Subir
Transferir un archivo a Legalesign para usarlo como Plantilla para enviar Documentos.
Usuario
Cualquier persona registrada en Legalesign con acceso a un Equipo es un Usuario. No es necesario ser Usuario para poder firmar documentos.
Válido / Validar
Una Plantilla solo puede enviarse si es Válida, es decir, hay al menos un Destinatario y si ese Destinatario es un Firmante, hay al menos un campo de firma.
Aplicación Web / Plataforma
La versión de Legalesign accesible para Usuarios vía el sitio web.
Testigo
Un Rol que puede asignarse a los Destinatarios. Da fe de la autenticidad de la firma de un firmante.
Flujo de Trabajo
El proceso de crear, gestionar, actuar y firmar documentos para tu Equipo u Organización. Los flujos de trabajo varían entre Usuarios y Equipos dependiendo de sus requerimientos específicos.
Para contactar al soporte, crea un nuevo ticket en support.legalesign.com ↗