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Participants, rôles, destinataires et types de flux de travail

Participants, rôles et destinataires​

Ceci est une distinction clé dans Legalesign :

  • Participants sont définis dans un modèle. Ce sont les emplacements qui décrivent qui participe — par exemple, "Partie 1", "Partie 2", "Partie 1 – Témoin". Les participants appartiennent au modèle et sont réutilisés chaque fois que ce modèle est envoyé.

  • Rôles décrivent ce que fait un Participant. Chaque Participant a un Rôle : Signataire, Approuveur ou Témoin. Le Rôle détermine ce que la personne doit faire lorsqu'elle reçoit le document.

  • Destinataires sont les personnes réelles à qui un document est envoyé. Lorsque vous envoyez un document, vous assignez une personne réelle (nom, email) à chaque Participant. Le Destinataire est qui reçoit le document pour signature, approbation ou attestation.

En bref : un modèle a des Participants, chaque Participant a un Rôle, et lorsque vous envoyez le document chaque Participant devient un Destinataire.

Rôles principaux des Participants​

Signataire​

Un Signataire est un Participant qui signe le document. La plupart des flux de travail sont construits autour d'un ou plusieurs Signataires.

Approuveur​

Un Approuveur examine ou approuve le document mais n'a pas besoin d'un champ de signature. Les Approuveurs peuvent être le seul Participant ou faire partie d'un flux plus large.

Témoin​

Un Témoin est lié à un Signataire et confirme que la signature a eu lieu correctement. Les Témoins sont utilisés lorsque le flux de travail ou le contexte juridique l’exige.

Expéditeur​

L'Expéditeur prépare et envoie le document. Les champs de l’Expéditeur permettent à ce dernier de renseigner des valeurs au moment de l’envoi sans changer le modèle sous-jacent.

Types de flux de travail​

Flux à destinataire unique​

Les flux les plus simples. Un Signataire ou Approuveur reçoit le document et agit en conséquence.

Flux à destinataires multiples​

Plusieurs Signataires, Approuveurs ou Témoins participent dans le même flux de document. Le modèle définit qui est impliqué et ce que chaque Participant doit faire.

Flux séquentiels​

Les destinataires agissent l’un après l’autre. Le destinataire suivant ne peut pas procéder tant que le destinataire précédent n’a pas terminé sa partie.

Flux simultanés​

Les destinataires peuvent agir indépendamment en même temps. Ceci est utile lorsque l’ordre n’a pas d’importance.

Contrôles spéciaux de flux de travail​

Destinataires liés​

Les destinataires liés sont utilisés lorsque le comportement des destinataires doit rester coordonné dans un même flux de document.

Laisser le destinataire précédent décider​

Cette option est utile lorsqu’un destinataire — souvent un Signataire ou un Témoin — n’est pas connu au moment de l’envoi. Le destinataire précédent fournit les informations manquantes pendant le flux de travail.

Réaffecter et rejeter​

Selon les paramètres de l’expérience de signature, les destinataires peuvent être autorisés à réaffecter un document à quelqu’un d’autre, ou à le rejeter au lieu de le compléter.

Quand la conception des rôles importe le plus​

La conception des rôles a le plus grand impact lorsque :

  • le document implique des Témoins ou des Approuveurs
  • l’ordre importe
  • les détails des destinataires ne sont pas entièrement connus à l’avance
  • vous avez besoin de différentes expériences de signature pour différents destinataires

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