Modèles, champs et le flux de préparation
Modèles et documents
Un modèle se trouve dans votre Bibliothèque et peut être réutilisé autant de fois que nécessaire. Il contient le PDF, les champs, et la structure des participants.
Un document est créé à partir d’un modèle lorsque vous envoyez. Il contient des destinataires actifs, un flux de signature en cours, et son propre cycle de vie — complété, refusé, expiré. Les modifications apportées au modèle après l’envoi n’affectent pas les documents déjà en cours.
Cette séparation signifie que vous investissez du temps à préparer un modèle une fois, puis vous envoyez à partir de ce modèle à plusieurs reprises sans avoir à le reconstruire à chaque fois.
Ce que fait la préparation du modèle
La préparation du modèle est l’étape entre le téléchargement d’un PDF et la possibilité de l’envoyer. Sur la page de préparation, vous placez des champs sur le PDF et assignez chaque champ à un participant.
Jusqu’à ce qu’un modèle ait au moins un champ de signature attribué à chaque signataire, il ne peut pas être envoyé. Les modèles avec uniquement des approbateurs ne requièrent pas de champ de signature.
Champs et participants
Chaque champ d’un modèle appartient à un participant. Lorsque vous placez un champ, vous choisissez à quel participant il est assigné — un signataire spécifique, un approbateur, ou l’expéditeur.
Au moment de l’envoi, chaque rôle de participant est rempli par une personne réelle (nom et email). Les champs attribués à ce participant deviennent les siens à compléter lorsqu’il reçoit le document.
Cela signifie que le même modèle peut être envoyé à différentes personnes à chaque fois sans aucune modification du modèle lui-même.
Champs de l’expéditeur
Les champs de l’expéditeur sont une catégorie spéciale. Plutôt que d’être complétés par un destinataire, ils sont remplis par l’expéditeur au moment de l’envoi — avant que le document ne soit expédié.
Ils fonctionnent comme les champs de fusion dans Word : vous définissez le champ sur le modèle, et chaque fois que vous envoyez, vous fournissez la valeur. Ceci est particulièrement puissant avec l’envoi en masse — un seul modèle de contrat peut être envoyé à des centaines de destinataires, chaque copie étant personnalisée avec un nom, un prix ou une adresse de propriété différente, le tout piloté par un CSV sans créer un nouveau modèle pour chaque envoi.
Les valeurs des champs de l’expéditeur sont imprimées directement sur le PDF avant qu’il n’atteigne les destinataires.
Le flux de préparation en pratique
- Téléchargez un PDF dans la Bibliothèque
- Ouvrez-le pour accéder à la page de Préparation du Modèle
- Placez des champs pour chaque participant — signataires, approbateurs, expéditeur
- Configurez les propriétés des champs selon les besoins (étiquettes, ordre, validation)
- Le modèle est prêt à être envoyé
À partir de ce moment, chaque envoi crée un nouveau document. Le modèle reste inchangé dans la Bibliothèque.