RGPD - Comment définir la conservation des données

Chaque type de document que vous téléchargez ou créez via Legalesign a une politique de conservation des données qui lui est assignée et vous pouvez les définir soit au niveau d'une équipe, soit au niveau d'un document.

Allez sur le mini-site Organisation et cliquez sur « Conservation des données » dans la colonne de gauche.

Vous verrez une liste de toutes vos équipes. Cliquez sur « Modifier » d'une des équipes et vous verrez les paramètres de conservation des données pour chaque type de document : documents envoyés et signés, pièces jointes aux e-mails, vos fichiers PDF/Word téléchargés et modèles de texte.

Pour chaque type de document, vous pouvez définir votre période de conservation des données par défaut au sein de cette équipe, jusqu'à 99 ans.

Tous les événements de suppression sont enregistrés dans la section « Supprimer des données » des pages de l’Organisation. Les fichiers sont supprimés définitivement tandis que les enregistrements en base de données voient leurs données effacées (bien qu’un enregistrement du fait qu’il y avait un enregistrement continue d’exister).

Parce que les données (et potentiellement les données personnelles) sont stockées à la fois dans l’enregistrement en base de données (par exemple, les données des champs) ainsi que dans le fichier du document, tout est effacé.