Glossaire Legalesign
Cette page définit les termes couramment utilisés sur la plateforme Legalesign.
Compte
Le service souscrit auquel une entreprise a accès. Chaque compte possède une Organisation par laquelle le système est géré.
Propriétaire du compte
Individu ayant un contrôle global sur une Organisation et la facturation. Il n'y a qu'un seul propriétaire de compte par Organisation.
En savoir plus sur Organisation.
Action
Les étapes nécessaires requises de la part d’un Destinataire pour compléter un document, par exemple : témoinage, approbation, signature, saisie d’informations, etc.
Admin
Le niveau d’autorisation le plus élevé au sein d’une Équipe, permettant à un utilisateur d’ajouter ou de supprimer d’autres utilisateurs, de modifier les paramètres de l’Équipe et d’accéder à toutes les informations disponibles au sein d’une Équipe.
Signature électronique avancée / AdES
Une signature électronique qui répond aux exigences suivantes :
Toutes les signatures électroniques envoyées par Legalesign sont par défaut des AdES.
En savoir plus sur la Signature électronique.
Agent App
Une application de signature, optimisée pour tablettes et appareils portables, avec une fonctionnalité de signature hors ligne.
Déclarations d'accord / Affirmations du signataire
Déclarations que le Destinataire doit accepter pour accéder au document. Un exemple de déclaration d’accord est : « Je comprends que l’acceptation des termes de ce document crée une obligation juridiquement contraignante. »
App1
Version 3 de l’application web Legalesign remplacée par Console.
Approbateur
Un rôle pouvant être attribué aux Destinataires. Donne son approbation avant qu’un Document puisse être complété. Les approbateurs peuvent être le seul destinataire ou ajoutés à un flux de travail plus large (avant, pendant ou après). Les approbateurs peuvent aussi se voir attribuer des champs destinés au destinataire à compléter.
Archive
Stockage à long terme pour les Documents et Modèles terminés ou supprimés.
Archivage automatique
Paramètre permettant d’archiver automatiquement un Modèle après qu’il ait été utilisé pour créer et envoyer un Document.
Expérience de base
La configuration standard des paramètres de courriel, de signature et de téléchargement rencontrée par les destinataires. Disponible par défaut pour chaque nouvelle équipe.
En savoir plus sur les Expériences.
Lot
Groupe de documents envoyés dans le cadre d’un envoi groupé, permettant aux destinataires de passer sans interruption d’un document à un autre.
Envoi groupé / Groupement
Méthode d’envoi de plusieurs documents à un ou plusieurs destinataires via un lien de signature unique donnant accès à tous les documents.
En savoir plus sur le groupement.
CC Facturation
Un destinataire de courriel supplémentaire qui reçoit les factures et autres notifications de facturation en même temps que le Propriétaire du compte et qui est autorisé à effectuer des modifications sur la facturation et à autoriser les achats.
Page de facturation
La page pour gérer les factures, les paiements et modifier le plan d’abonnement d’un Compte.
En savoir plus sur les Paramètres de l’organisation.
CCES / Signature électronique certifiée par le notaire
Une méthode d’application des signatures électroniques adaptée aux documents de transfert immobilier en Angleterre et au pays de Galles, telle que spécifiée par le HM Land Registry. CCES exige une vérification par SMS pour tous les signataires et leurs témoins, et que le notaire agisse comme approbateur en fixant la date immédiatement avant l’exécution finale du document.
En savoir plus sur la Signature électronique certifiée par le notaire.
Certification
Appliquée aux documents après leur complétion. Une forme de chiffrement qui garantit qu’un document final est infalsifiable. Les certificats sont internes au fichier PD et sont auto-prouvants.
Complété
Le moment où un Document est exécuté et ne peut plus être modifié. Tous les Destinataires doivent avoir actionné un document pour qu’il soit complété.
Console
Version 4 de l’application web Legalesign et version actuelle, avec une meilleure expérience utilisateur et des fonctionnalités supplémentaires.
Contact
Le prénom, nom, adresse email et (optionnellement) numéro de téléphone mobile d’un Destinataire sauvegardés, pouvant être sélectionnés depuis le carnet d’adresses sur la page d’envoi. Un contact est automatiquement créé lorsqu’un nouveau destinataire reçoit un email. Les contacts peuvent être ajoutés, modifiés ou supprimés sur la page des Contacts.
Tableau de bord
Page principale affichant les documents en cours et récemment complétés.
Suppression de données
Fonctionnalité de l’organisation permettant de supprimer des documents spécifiques ou tous les documents d’une période définie.
En savoir plus sur les Paramètres de l’organisation.
Extension de données
Fonctionnalité de l’organisation permettant d’étendre la durée de vie d’un document spécifique ou de tous les documents d’une période définie.
En savoir plus sur les Paramètres de l’organisation.
Verrouillage de dispositif
Fonctionnalité des expériences forçant un signataire et son témoin désigné à utiliser le même appareil et la même session de signature pour actionner un document.
Lien direct
Un lien URL fournissant l'accès à un Document hébergé sur une page web publique. Le Document complété est alors envoyé dans un email de notification à la fois au Signataire et au créateur du Lien direct. Toute personne ayant accès au lien peut le suivre pour compléter et signer une nouvelle version du Document.
Document
Un fichier créé à partir d’un Modèle et envoyé aux Destinataires pour signature, approbation ou témoinage. Un Document représente une transaction spécifique — une fois envoyé, il suit la progression de chaque Participant jusqu’à complétion. Plusieurs Documents peuvent être créés et envoyés à partir du même Modèle.
Brouillons
Pages d’envoi sauvegardées pré-préparées avec contacts et/ou détails ajoutés pour gagner du temps lors de l’envoi. Cela peut être utilisé pour les lots ou les envois multiples ainsi que pour les envois standards.
Signature électronique / eSignature
Données apposées sur un document pour accepter son contenu ou attester du témoinage de l’accord d’un autre destinataire. Un équivalent numérique de la signature manuscrite.
Messages email
Message personnalisé dans le premier email envoyé aux Participants. Ce message peut être sauvegardé et réutilisé plusieurs fois ou envoyé une seule fois.
Espace réservé email
Texte pouvant être inséré dans le corps d’un email de notification pour personnaliser automatiquement son contenu lors de l’envoi d’un document.
Ordre forcé
Paramètre de lot qui oblige que tous les documents soient signés dans un ordre précis par tous les participants. Chaque document doit être complété par tous les participants avant que quiconque puisse passer au document suivant du lot.
Ce paramètre peut être activé ou désactivé.
Enveloppe
Dans Legalesign, une « enveloppe » est appelée un « lot ».
Expériences
Une configuration des paramètres d’email, de signature et de téléchargement qui peut être appliquée au niveau du destinataire ou de l’équipe. Par exemple : utiliser l’anglais pour le Destinataire 1 et le français pour le Destinataire 2.
En savoir plus sur les expériences de signature personnalisées.
Champs
Une petite zone ajoutée à un Modèle pour permettre la saisie de données dans un Document, par exemple : Email, Nombre, Liste déroulante, Téléchargement de fichier, etc. Les signatures sont aussi ajoutées via un champ spécifique.
Ordre des champs
Séquence numérotée qui guide les destinataires et l’expéditeur à travers le document. L'ordre des champs s'applique tant aux champs du signataire qu’à ceux de l’expéditeur.
Validation des champs
Restriction sur le format des informations acceptées dans un champ d’un Document.
RGPD / Règlement général sur la protection des données
Règlement sur la confidentialité des informations dans l’UE, l’EEE et le Royaume-Uni. Le RGPD régule l’utilisation légale des données personnelles.
Bibliothèque
Page de stockage des Modèles actuellement actifs.
Logo
Un fichier image téléchargé par un Utilisateur dans les Expériences pour être affiché dans les Emails de notification et/ou sur les pages de signature.
Validation à long terme
La validation à long terme est une fonctionnalité de la certification PDF qui permet aux signatures numériques de rester valides même après l’expiration du certificat. Voir aussi Certification PDF.
Multi Doc / Envoi multiple
Méthode d’envoi de plusieurs documents à un ou plusieurs destinataires en même temps. Tous les documents sont envoyés séparément. Voir Groupement pour savoir comment envoyer un groupe de documents avec un lien de signature unique.
Authentification multifactorielle
Voir : Authentification à deux facteurs / 2FA
Email de notification
Email envoyé par Legalesign aux destinataires. Le plus souvent pour fournir un lien de signature ou une copie PDF du document complété à la fin d’un flux de travail.
Organisation
Le conteneur global qui inclut toutes vos Équipes ; il n’y a qu’une seule Organisation par compte. Si vous ne contrôlez qu’une seule Équipe, vous avez toujours une Organisation.
Paramètres de l’organisation
Section qui vous permet d’accéder ou de personnaliser des fonctionnalités affectant toute votre Organisation. Ces fonctionnalités sont : Utilisateurs de l’Organisation, page des Équipes, page de Facturation, Arrêt du traitement, Suppression de données et Extension de données. Ces fonctionnalités permettent à votre Organisation de respecter les régulations sur la confidentialité des données comme le RGPD.
En savoir plus sur votre Organisation.
Utilisateurs de l’organisation
Fonctionnalité de l’Organisation qui vous permet d’accorder à certains Utilisateurs un accès aux paramètres de l’Organisation ou à certaines fonctionnalités spécifiques dans les paramètres de l’Organisation.
Participant
Un Participant est un expéditeur, signataire, témoin ou approbateur dans le cadre de la préparation d’un Modèle.
Paramètres personnels
Paramètres qui affectent uniquement votre compte utilisateur et personne d’autre, par exemple : détails du profil, changement de mot de passe, paramètres d’authentification à deux facteurs, préférences utilisateur.
Préréglages
Éléments personnalisables de Legalesign. Il y a quatre Préréglages : Expériences, Messages email, Programmes de rappel et Pièces jointes statiques.
Destinataire
Toute personne ayant accès à un document pour le signer, être témoin, approuver ou le consulter. Les destinataires sont désignés par leur adresse email (et éventuellement un numéro de téléphone).
Champ destinataire
Champs à compléter par un Destinataire après réception d’un Document (tel que désigné sur la page Modifier le Modèle).
Rappel
Email de notification envoyé pour alerter un Destinataire qu’un document doit être complété, accompagné d’un nouveau lien de signature fournissant un accès immédiat au document.
Programme de rappel
Séquence temporelle d’emails de notification envoyés après la création d’un document pour aider à garantir sa complétion. Les programmes de rappel peuvent être configurés et sauvegardés dans les Préréglages.
Rapports
Fonctionnalité des paramètres d’équipe permettant de générer des statistiques sur l’activité des documents au sein d’une Équipe. Incluant : nombre d’envois, taux de complétion, taux de réponse, temps de signature, et plus encore.
Relecteur
Personne sans rôle qui reçoit une copie du document par email après sa complétion.
Rôle
Un rôle détermine comment une personne interagit avec un document. Il y a quatre rôles distincts : Expéditeur, Signataire, Témoin et Approbateur.
Expéditeur
L’utilisateur Legalesign qui remplit les champs destinés à l’Expéditeur puis envoie le document.
Champ expéditeur
Champs à compléter par l’Expéditeur lors de l’envoi d’un Document.
Signature séquentielle
Processus de signature pour plusieurs Destinataires dans lequel chaque Destinataire reçoit le Lien de signature après que le destinataire précédent a actionné le document. Si désactivé, tous les Destinataires recevront simultanément leurs liens de signature.
Signataire
Un rôle pouvant être attribué aux Destinataires. Signe un document pour le compléter.
Lien de signature
Le lien qui dirige un Destinataire vers la page de signature. Par défaut, les liens de signature sont à usage unique.
Page de signature
La page web sécurisée en ligne à laquelle les Signataires et autres Destinataires accèdent pour compléter un Document.
Vérification par SMS
Partie du processus de signature, un message SMS envoyé au téléphone mobile d’un Destinataire pour vérifier son identité afin de permettre l’accès à la page de signature.
Envoi standard
Méthode basique pour envoyer un Document unique à un ou plusieurs Destinataires.
Pièces jointes statiques
Bibliothèque de fichiers PDF qui peuvent être ensuite attachés aux emails de notification reçus par les destinataires (premier email aux destinataires et rappels).
Arrêt du traitement
Fonctionnalité de l’Organisation qui restreint certains destinataires email spécifiés d’être contactés. De nouvelles adresses peuvent être ajoutées ou retirées de cette liste.
Étiquette
Étiquette attachée aux Modèles pour aider à l’organisation des Modèles dans la Bibliothèque.
Équipe
Le conteneur digital sécurisé sur Legalesign dans lequel vous pouvez créer, préparer et envoyer des documents ainsi que stocker les documents et modèles complétés. Un Compte peut avoir plusieurs équipes et les Utilisateurs peuvent être répartis dans différentes Équipes pour protéger l’accès aux informations.
Boîte de réception d’équipe
Fonctionnalité des paramètres d’Équipe permettant que tous les documents complétés soient automatiquement transférés à une adresse email désignée auparavant.
Paramètres d’équipe
Paramètres qui affectent une Équipe particulière et aucune autre. Les paramètres d’équipe peuvent être modifiés ou gérés par tout Utilisateur Admin membre de l’Équipe. Parmi les paramètres d’équipe figurent : nom du groupe, thème, utilisateurs, contacts, livraison des emails, rapports, modèles, options d’envoi, boîte de réception d’équipe, sécurité PDF.
Page des équipes
Fonctionnalité de l’Organisation pour définir la rétention des données pour chaque équipe dans chacune des catégories suivantes : documents signés, pièces jointes email, modèles et modèles de texte.
Modèle
Fichier téléchargé et stocké dans votre Bibliothèque à partir duquel des Documents peuvent être créés et envoyés plusieurs fois à différents Destinataires.
Balises de texte
Texte spécialement formaté inséré dans des documents Word ou PDF que Legalesign peut automatiquement convertir en champs lors du téléchargement.
Modèle de texte
Un Modèle généré directement à partir de texte HTML sans utiliser de fichier existant préalablement.
Thème
Le schéma de couleurs d’une Équipe pouvant être changé par défaut dans les paramètres de l’Équipe.
Authentification à deux facteurs / 2FA
Une étape supplémentaire de sécurité qui nécessite qu’un utilisateur saisisse un code de vérification via une application d’authentification pour se connecter à son compte.
Upload
Transfert d’un fichier vers Legalesign pour être utilisé comme Modèle pour l’envoi de Documents.
Utilisateur
Toute personne enregistrée chez Legalesign avec accès à une Équipe est un Utilisateur. Il n’est pas nécessaire d’être utilisateur pour pouvoir signer des documents.
Valide / Valider
Un Modèle ne peut être envoyé que s’il est valide, c’est-à-dire qu’il y a au moins un Destinataire, et qu’en cas de Destinataire Signataire, il y a au moins un champ de signature.
Application web / Plateforme
La version de Legalesign accessible aux Utilisateurs via le site web.
Témoin
Un rôle pouvant être attribué aux Destinataires. Atteste de l’authenticité de la signature d’un Signataire.
Workflow
Le processus de création, gestion, action et signature de documents pour votre Équipe ou Organisation. Les workflows varient entre Utilisateurs et Équipes selon leurs besoins spécifiques.
Pour contacter le support, créez un nouveau ticket sur support.legalesign.com ↗