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Partecipanti, Ruoli, Destinatari e tipi di flusso di lavoro

Partecipanti, Ruoli e Destinatari​

Questa è una distinzione chiave in Legalesign:

  • Partecipanti sono definiti in un modello. Sono gli slot che descrivono chi partecipa — per esempio, "Parte 1", "Parte 2", "Parte 1 – Testimone". I Partecipanti appartengono al modello e vengono riutilizzati ogni volta che quel modello viene inviato.

  • Ruoli descrivono cosa fa un Partecipante. Ogni Partecipante ha un Ruolo: Firmatario, Approvatore o Testimone. Il Ruolo determina cosa deve fare la persona quando riceve il documento.

  • Destinatari sono le persone effettive a cui viene inviato un documento. Quando invii un documento, assegni una persona reale (nome, email) a ogni Partecipante. Il Destinatario è chi riceve il documento per la firma, l’approvazione o la testimonianza.

In breve: un modello ha Partecipanti, ogni Partecipante ha un Ruolo e quando invii il documento ogni Partecipante diventa un Destinatario.

Ruoli principali dei Partecipanti​

Firmatario​

Un Firmatario è un Partecipante che firma il documento. La maggior parte dei flussi di lavoro si basa su uno o più Firmatari.

Approvatore​

Un Approvatore esamina o approva il documento ma non necessita di un campo firma. Gli Approvatori possono essere l’unico Partecipante o parte di un flusso più ampio.

Testimone​

Un Testimone è collegato a un Firmatario e conferma che la firma è stata apposta correttamente. I Testimoni sono usati quando il flusso di lavoro o il contesto legale lo richiedono.

Mittente​

Il Mittente prepara e invia il documento. I campi Mittente consentono al Mittente di inserire valori al momento dell’invio senza modificare il modello di base.

Tipi di flusso di lavoro​

Flussi di lavoro a Destinatario Singolo​

I flussi di lavoro più semplici. Un Firmatario o Approvatore riceve il documento e agisce di conseguenza.

Flussi di lavoro a Destinatari Multipli​

Più Firmatari, Approvatori o Testimoni partecipano allo stesso flusso di documento. Il modello definisce chi è coinvolto e cosa deve fare ogni Partecipante.

Flussi di lavoro sequenziali​

I Destinatari agiscono uno dopo l’altro. Il Destinatario successivo non può procedere finché il Destinatario precedente non ha completato la propria parte.

Flussi di lavoro simultanei​

I Destinatari possono agire indipendentemente nello stesso momento. Questo è utile quando l’ordine non è importante.

Controlli speciali del flusso di lavoro​

Destinatari Collegati​

I Destinatari Collegati sono usati quando il comportamento dei Destinatari deve rimanere coordinato all’interno dello stesso flusso di documento.

Lascia decidere al Destinatario precedente​

Questa opzione è utile quando un Destinatario — spesso un Firmatario o Testimone — non è noto al momento dell’invio. Il Destinatario precedente fornisce i dettagli mancanti durante il flusso di lavoro.

Riassegna e rifiuta​

A seconda delle impostazioni dell’esperienza di firma, ai Destinatari può essere consentito di riassegnare un documento a qualcun altro, o di rifiutarlo invece di completarlo.

Quando il design del ruolo è più importante​

Il design del ruolo ha l’impatto maggiore quando:

  • il documento coinvolge Testimoni o Approvatori
  • l’ordine è importante
  • i dettagli del Destinatario non sono completamente noti in anticipo
  • hai bisogno di esperienze di firma differenti per Destinatari diversi

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