Modelli, campi e flusso di lavoro di preparazione
Modelli e documenti
Un modello risiede nella tua Libreria e può essere riutilizzato tutte le volte che vuoi. Contiene il PDF, i campi e la struttura dei partecipanti.
Un documento viene creato da un modello al momento dell’invio. Ha destinatari attivi, un flusso di firma in corso, e un proprio ciclo di vita — completato, rifiutato, scaduto. Le modifiche al modello dopo l’invio non influenzano i documenti già in corso.
Questa separazione significa che investi tempo a preparare un modello una volta sola, poi invii da esso ripetutamente senza ricostruirlo ogni volta.
Cosa fa la preparazione del modello
La preparazione del modello è la fase tra il caricamento di un PDF e la possibilità di inviarlo. Nella pagina di preparazione posizioni i campi sul PDF e assegni ogni campo a un partecipante.
Finché un modello non ha almeno un campo firma assegnato a ogni firmatario, non può essere inviato. I modelli con solo approvatori non richiedono campi firma.
Campi e partecipanti
Ogni campo di un modello appartiene a un partecipante. Quando posizioni un campo scegli a quale partecipante assegnarlo — un firmatario specifico, un approvatore, o il mittente.
Al momento dell’invio, ogni slot partecipante viene riempito con una persona reale (nome e email). I campi assegnati a quel partecipante diventano di sua competenza da completare quando riceve il documento.
Ciò significa che lo stesso modello può essere inviato a persone diverse ogni volta senza alcuna modifica al modello stesso.
Campi mittente
I campi mittente sono una categoria speciale. Invece di essere compilati da un destinatario, sono compilati dal mittente al momento dell’invio — prima che il documento venga spedito.
Funzionano come i campi unione di Word: definisci il campo sul modello e ogni volta che invii fornisci il valore. Questo è particolarmente potente con l’Invio Multiplo — un singolo modello di contratto può andare a centinaia di destinatari, ogni copia personalizzata con un nome, prezzo o indirizzo di proprietà diverso, tutto gestito da un CSV senza creare un nuovo modello per ciascuno.
I valori dei campi mittente sono stampati direttamente sul PDF prima che raggiunga i destinatari.
Il flusso di preparazione in pratica
- Carica un PDF nella Libreria
- Aprilo per entrare nella pagina di Preparazione del Modello
- Posiziona i campi per ogni partecipante — firmatari, approvatori, mittente
- Configura le proprietà dei campi secondo necessità (etichette, ordine, validazione)
- Il modello è pronto per l’invio
Da quel momento, ogni invio crea un nuovo documento. Il modello resta nella Libreria invariato.