I quattro flussi di lavoro di raggruppamento
Quando si inviano documenti in un batch per la firma elettronica, due impostazioni controllano come i firmatari ricevono e completano i documenti:
- Firma sequenziale – i destinatari devono firmare in un ordine definito all'interno di un documento.
- Applicare l'ordine dei documenti – se i documenti in un batch devono essere completati uno per volta in ordine.
La combinazione di questi due controlli produce quattro flussi di lavoro possibili che determinano come i destinatari accedono ai documenti e quando ricevono le email di notifica.
Comprendere queste combinazioni ti aiuta a scegliere il flusso di lavoro che meglio si adatta al tuo processo di firma o approvazione:
1. Applicare l’ordine ATTIVO + Firma sequenziale ATTIVA
In questa configurazione, sia l'ordine dei documenti sia l'ordine dei firmatari sono applicati. È il flusso di lavoro più controllato, utile quando i documenti devono seguire una sequenza di approvazione rigorosa, ma significa anche che è il flusso più lento.
Esempio di flusso di lavoro:
- Firmatario A → Documento 1
- Firmatario B → Documento 1
- Firmatario A → Documento 2
- Firmatario B → Documento 2
- Firmatario A riceve l'email per il Documento 1.
- Dopo aver firmato, Firmatario B riceve l'email per il Documento 1.
- Una volta che il Documento 1 è completamente completato, il Documento 2 si sblocca.
- Firmatario A riceve l’email per il Documento 2.
- Dopo aver firmato, Firmatario B riceve l’email per il Documento 2.
2. Applicare l’ordine DISATTIVATO + Firma sequenziale DISATTIVATA
Questa configurazione prevede un flusso di lavoro completamente parallelo in cui tutti i documenti sono disponibili immediatamente e i destinatari possono firmare subito. I destinatari possono anche firmare qualsiasi documento in qualsiasi ordine. Questo è il flusso di lavoro più veloce e flessibile.
Esempio di flusso di lavoro:
Firmatario A & Firmatario B → Documento 1 & Documento 2
- Entrambi i firmatari ricevono un'email con l'elenco di tutti i documenti.
- Possono completare qualsiasi documento in qualsiasi ordine.
- Il batch termina quando tutti i documenti sono completati.
3. Applicare l’ordine ATTIVO + Firma sequenziale DISATTIVATA
Questa configurazione applica l’ordine dei documenti, ma i destinatari all’interno di ogni documento possono firmare in parallelo. Questo flusso è utile quando i documenti devono essere completati in ordine, ma l’ordine dei firmatari non conta.
Esempio di flusso di lavoro:
- Firmatario A & Firmatario B → Documento 1
- Firmatario A & Firmatario B → Documento 2
- Firmatario A e Firmatario B ricevono entrambi il Documento 1.
- Firmano in modo indipendente.
- Una volta che il Documento 1 è completamente completato, il Documento 2 si sblocca.
- Entrambi i firmatari ricevono il Documento 2.
- Dopo che entrambi hanno firmato, il Documento 2 è completamente completato.
4. Applicare l’ordine DISATTIVATO + Firma sequenziale ATTIVA
In questa configurazione, i documenti non devono essere completati in ordine, ma ogni documento applica ancora la sequenza di firma.
Esempio di flusso di lavoro:
- Firmatario A → Documento 1 O Documento 2
- Firmatario B → Documento 1 O Documento 2
- Firmatario A riceve l'accesso a entrambi i documenti immediatamente.
- Firmatario A firma Documento 1 o 2 in qualsiasi ordine.
- Firmatario B riceve i documenti man mano che vengono firmati.
- Firmatario B firma e completa il documento in qualsiasi ordine.
Il progresso dei batch può essere monitorato nella loro pagina Dettagli e possono essere inviati Promemoria Manuali ai destinatari per aggirare le regole di ordinamento e inviare il documento ai destinatari per il completamento.