Glossario Legalesign
Questa pagina definirà i termini comuni utilizzati sulla piattaforma Legalesign.
Account
Il servizio in abbonamento a cui un'azienda ha accesso. Ogni Account ha un'Organizzazione tramite cui il sistema è gestito.
Proprietario dell'Account
Individuo con il controllo generale su un'Organizzazione e sulla Fatturazione. C'è un solo Proprietario dell'Account per Organizzazione.
Per saperne di più su Organizzazione.
Azione
I passaggi necessari richiesti a un Destinatario per completare un documento es: Testimonianza, Approvazione, Firma, inserimento informazioni, ecc.
Amministratore
Il livello di permesso più alto in un Team, che permette a un utente di aggiungere o rimuovere altri utenti, modificare le impostazioni del Team e accedere a tutte le informazioni disponibili all'interno di un Team.
Firma Elettronica Avanzata / AdES
Una Firma Elettronica che soddisfa i seguenti requisiti:
Tutte le firme elettroniche inviate da Legalesign sono AdES di default.
Per saperne di più sulla Firma Elettronica.
App Agente
Un'app per la firma, ottimizzata per tablet e dispositivi portatili, con capacità di firma offline.
Dichiarazioni di Accordo / Affermazioni del Firmatario
Dichiarazioni che un Destinatario deve accettare per procedere al documento. Un esempio di dichiarazione di accordo è: "Capisco che accettare i termini di questo documento crea un obbligo legalmente vincolante."
App1
Versione 3 della Web App Legalesign sostituita da Console.
Approvatore
Un Ruolo che può essere assegnato ai Destinatari. Concede l'approvazione prima che un Documento possa essere completato. Gli approvatori possono essere l'unico destinatario o aggiunti a un flusso di lavoro più ampio (pre, durante o post). Gli approvatori possono anche essere assegnati ai campi dei Destinatari da compilare.
Archivio
Archiviazione a lungo termine per Documenti e Modelli completati/rimossi.
Archiviazione Automatica
Impostazione per archiviare automaticamente un Modello dopo che è stato utilizzato per creare e inviare un Documento.
Esperienza Base
La configurazione standard di email, firma e impostazioni di download incontrate dai destinatari. Disponibile come predefinito per ogni nuovo team.
Per saperne di più sulle Esperienze.
Lotto
Un gruppo di documenti inviati come parte di un Invio a Lotti, così i destinatari possono passare senza interruzioni da un documento all'altro.
Invio a Lotti / Lotti
Metodo per inviare più documenti a destinatari con un singolo link di firma che fornisce accesso a tutti i documenti.
Per saperne di più su Lotti.
CC Fatturazione
Un destinatario email aggiuntivo che riceve fatture e altre notifiche di fatturazione insieme al Proprietario dell'Account e che è autorizzato a modificare la fatturazione e autorizzare acquisti.
Pagina Fatturazione
La pagina per gestire fatture, pagamenti e modificare il piano di abbonamento di un Account.
Per saperne di più sulle Impostazioni Organizzazione.
CCES / Firma Elettronica Certificata dal Notaio
Un metodo per applicare firme elettroniche adatto per l'utilizzo in documenti di compravendita immobiliare in Inghilterra e Galles come specificato dall’HM Land Registry. CCES richiede la verifica via SMS per tutti i Firmatari e i loro Testimoni e per il Notaio di agire come Approvatore impostando la data immediatamente prima dell'esecuzione finale del documento.
Per saperne di più sulla Firma Elettronica Certificata dal Notaio.
Certificazione
Applicata ai documenti dopo il completamento. Una forma di crittografia che garantisce che un documento finale sia a prova di manomissione. I certificati sono interni al file PD e sono auto comprovanti.
Completato
Il punto in cui un Documento è eseguito e non può più essere modificato. Tutti i Destinatari devono aver agito su un documento per poterlo considerare completato.
Console
Versione 4 della Web App Legalesign e attuale versione, con un'esperienza utente migliorata e funzionalità aggiuntive.
Contatto
Il nome, cognome, indirizzo email e (opzionalmente) il numero di cellulare salvati di un Destinatario che può essere selezionato dalla Rubrica Contatti nella pagina di invio. Un contatto viene creato automaticamente quando un nuovo Destinatario riceve un'email. I contatti possono essere aggiunti, modificati o rimossi nella pagina Contatti.
Cruscotto
Pagina principale che visualizza documenti in corso e documenti completati di recente.
Cancellazione Dati
Funzionalità dell’organizzazione per eliminare documenti specifici o tutti i documenti entro un periodo di tempo designato.
Per saperne di più sulle Impostazioni Organizzazione.
Estensione Dati
Funzionalità dell’organizzazione per estendere la durata di un documento specifico o di tutti i documenti entro un periodo di tempo designato.
Per saperne di più sulle Impostazioni Organizzazione.
Blocco Dispositivo
Funzionalità delle Esperienze che obbliga un Firmatario e il suo Testimone designato a utilizzare lo stesso dispositivo e sessione di firma per agire su un Documento.
Link Diretto
Un link URL che fornisce accesso a un Documento ospitato su una pagina web pubblica. Il Documento completato viene quindi inviato via email sia al Firmatario che al creatore del Link Diretto. Chiunque abbia accesso al link può seguirlo per completare e firmare una nuova versione del Documento.
Documento
Un file creato da un Modello e inviato ai Destinatari per la firma, approvazione o testimonianza. Un Documento rappresenta una transazione specifica – una volta inviato, traccia ogni progresso dei Partecipanti fino al completamento. Da uno stesso Modello possono essere creati e inviati più Documenti.
Bozze
Pagine di invio pre-preparate salvate con contatti e/o dettagli aggiunti per risparmiare tempo durante l'invio. Possono essere usate per Batch o Multi-Invio così come per Invii Standard.
Firma Elettronica / eSignature
Dati apposti su un documento per accettarne il contenuto o per attestare la testimonianza dell'accordo di un altro destinatario. Equivalente digitale di una firma con penna e inchiostro.
Messaggi Email
Messaggio personalizzato nella prima email inviata ai Partecipanti. Può essere salvato e riutilizzato più volte o inviato come singolo messaggio.
Segnaposto Email
Testo che può essere inserito nel corpo di un’Email di Notifica per personalizzare automaticamente il contenuto durante l'invio di un documento.
Ordinamento Forzato
Impostazione di un batch che impone che tutti i documenti vengano firmati in un ordine specifico da tutti i partecipanti. Ogni documento deve essere completato da tutti i partecipanti prima che qualcuno possa procedere al documento successivo nel batch.
Questa opzione può essere attivata o disattivata.
Busta
In Legalesign, una "busta" è definita come "batch".
Esperienze
Configurazione di email, firme e impostazioni di download che possono poi essere applicate a livello del destinatario o del team. Es.: usare l’inglese per il Destinatario 1 e il francese per il Destinatario 2.
Per saperne di più su esperienze di firma personalizzate.
Campi
Un riquadro aggiunto a un Modello per consentire l'inserimento di dati in un Documento es: Email, Numero, Menu a tendina, Caricamento file ecc. Le firme sono inoltre aggiunte tramite un campo specifico.
Ordine dei Campi
Sequenza numerata che guida i destinatari e il Mittente attraverso il documento. L’Ordine dei Campi si applica sia ai campi del Mittente che a quelli del Firmatario.
Validazione del Campo
Una restrizione sul formato delle informazioni accettate in un Campo del Documento.
GDPR / Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati
Regolamento sulla privacy delle informazioni nell’UE, SEE e Regno Unito. Il GDPR regola l’uso legale dei dati personali.
Libreria
Pagina per archiviare i Modelli attivi correnti.
Logo
Un file immagine caricato da un Utente nelle Esperienze da visualizzare nelle Email di Notifica e/o nelle Pagine di Firma.
Validazione a Lungo Termine
La validazione a lungo termine è una funzione della Certificazione PDF che consente alle firme digitali di rimanere valide anche dopo la scadenza del certificato. Vedi anche Certificazione PDF.
Multi Documento / Multi Invio
Metodo per inviare più documenti a destinatari nello stesso momento. Tutti i documenti sono inviati separatamente. Vedi Lotti per come inviare un gruppo di documenti con un singolo link di firma.
Autenticazione Multi-Fattore
Vedi: Autenticazione a Due Fattori / 2FA
Email di Notifica
Un'email inviata da Legalesign ai destinatari. Solitamente per fornire un link di firma o una copia PDF del documento completato alla fine del flusso di lavoro.
Organizzazione
Il contenitore generale che include tutti i tuoi Team, c'è una sola Organizzazione per account. Se controlli un solo Team, hai comunque un’Organizzazione.
Impostazioni Organizzazione
Sezione che ti permette di accedere o personalizzare caratteristiche che influenzano l’intera Organizzazione. Queste caratteristiche sono: Utenti Organizzazione, pagina Team, pagina Fatturazione, Interrompi Elaborazione, Cancellazione Dati ed Estensione Dati. Queste funzionalità consentono alla tua Organizzazione di conformarsi alle normative sulla privacy dei dati come il GDPR.
Per saperne di più sulla tua Organizzazione.
Utenti Organizzazione
Funzionalità dell’Organizzazione che permette di concedere a Utenti designati l’accesso alle impostazioni Organizzazione o a caratteristiche specifiche all’interno delle impostazioni Organizzazione.
Partecipante
Un Partecipante è un mittente, firmatario, testimone o approvatore in relazione alla preparazione del Modello.
Impostazioni Personali
Impostazioni che influenzano il tuo account utente e nessun altro, es: dettagli profilo, modifica password, impostazioni Autenticazione a Due Fattori, Preferenze Utente.
Impostazioni Predefinite
Elementi personalizzabili di Legalesign. Ci sono quattro Impostazioni Predefinite: Esperienze, Messaggi Email, Programmazioni Promemoria e Allegati Statici.
Destinatario
Chiunque acceda a un documento per firmarlo, testimoniarlo, approvarlo o revisionarlo. I Destinatari sono designati tramite indirizzo email (e opzionalmente un numero di telefono).
Campo del Destinatario
Campi da completare da un Destinatario dopo aver ricevuto un Documento. (Come designato nella pagina Modifica Modello).
Promemoria
Email di Notifica per avvisare un Destinatario che un documento deve essere completato, viene fornito un nuovo Link di Firma per permettere l’accesso immediato al documento.
Programmazione Promemoria
Sequenza temporizzata di email di notifica inviate dopo la creazione del Documento per aiutare a garantirne il completamento. Le programmazioni promemoria possono essere impostate e salvate nelle Impostazioni Predefinite.
Report
Funzionalità delle Impostazioni Team per generare statistiche sull’attività dei Documenti all’interno di un Team. Inclusi; numero di invii, tasso di completamento, tassi di risposta, tempo per firmare, e altro.
Revisore
Persona senza Ruolo che riceve una copia del documento via email dopo il completamento.
Ruolo
Un Ruolo determina come una persona interagisce con un documento. Ci sono quattro Ruoli distinti: Mittente, Firmatario, Testimone e Approvatore.
Mittente
L’utente Legalesign che compila i Campi Mittente e poi invia il documento.
Campo Mittente
Campi da completare dal Mittente durante l’invio di un Documento.
Firma Sequenziale
Processo di firma per più Destinatari in cui ogni Destinatario riceve il Link di Firma dopo che il destinatario precedente ha agito sul documento. Se disattivato, tutti i Destinatari riceveranno simultaneamente il Link di Firma.
Firmatario
Un Ruolo che può essere assegnato ai Destinatari. Firma un documento per completarlo.
Link di Firma
Il link che indirizza un Destinatario alla Pagina di Firma. I Link di Firma sono di default monouso.
Pagina di Firma
La pagina web sicura a cui i Firmatari e altri Destinatari vengono indirizzati per completare un Documento.
Verifica SMS
Parte del processo di firma, un messaggio SMS inviato al telefono cellulare di un Destinatario per verificarne l’identità e permettere l’accesso alla pagina di firma.
Invio Standard
Metodo base per inviare un singolo Documento a uno o più Destinatari.
Allegati Statici
Una libreria per file PDF che possono essere allegati alle email di notifica ricevute dai destinatari (prima email ai Destinatari e Promemoria).
Interrompi Elaborazione
Funzionalità dell’Organizzazione che limita il contatto con Destinatari Email specificati. Nuovi indirizzi possono essere aggiunti o rimossi da questa lista.
Tag
Etichetta allegata ai Modelli per aiutare nell’organizzazione dei Modelli nella Libreria.
Team
Il contenitore digitale sicuro su Legalesign in cui puoi creare, preparare, inviare documenti e archiviare documenti e modelli completati. Un Account può avere più team e gli Utenti possono essere separati in diversi Team per proteggere l’accesso alle informazioni.
Casella del Team
Funzionalità delle Impostazioni Team per abilitare l’inoltro automatico di tutti i documenti completati a un Indirizzo Email precedentemente designato.
Impostazioni Team
Impostazioni che influenzano un Team particolare e nessun altro. Le Impostazioni Team possono essere modificate o gestite da qualsiasi Utente Amministratore che è membro del Team. Le seguenti sono Impostazioni Team: Nome Gruppo, Tema, Utenti, Contatti, Consegna Email, Report, Modelli, Opzioni Invio, Casella Team, Sicurezza PDF.
Pagina Team
Funzionalità dell’Organizzazione per impostare la Conservazione Dati per ogni Team nelle seguenti categorie: Documenti Firmati, Allegati Email, Modelli e Modelli di Testo.
Modello
Un file caricato e conservato nella tua Libreria da cui possono essere creati e inviati Documenti molteplici volte a destinatari diversi.
Tag di Testo
Testo formattato appositamente inserito in documenti Word o PDF che Legalesign può convertire automaticamente in Campi durante il caricamento.
Modello di Testo
Un Modello generato direttamente da testo HTML senza l’uso di un file preesistente.
Tema
Lo schema di colori di un Team che può essere cambiato dal predefinito nelle Impostazioni Team.
Autenticazione a Due Fattori / 2FA
Un ulteriore passaggio di sicurezza che richiede all’utente di inserire un codice di verifica tramite un’app di autenticazione per accedere al proprio account.
Caricamento
Trasferire un file su Legalesign per essere usato come Modello per inviare Documenti.
Utente
Chiunque sia registrato su Legalesign con accesso a un Team è un Utente. Non è necessario essere un Utente per poter firmare documenti.
Valido / Validare
Un Modello può essere inviato solo se è Valido, cioè se c’è almeno un Destinatario e se quel Destinatario è un Firmatario c’è almeno un campo firma.
Web App / Piattaforma
La versione di Legalesign accessibile agli Utenti tramite il sito web.
Testimone
Un Ruolo che può essere assegnato ai Destinatari. Attesta l’autenticità della firma di un Firmatario.
Flusso di Lavoro
Il processo di creazione, gestione, azione e firma dei documenti per il tuo Team o Organizzazione. I flussi di lavoro variano tra Utenti e Team in base alle loro specifiche esigenze.
Per contattare il supporto, crea un nuovo ticket a support.legalesign.com ↗